La facture d'acompte est le document commercial et comptable que le fournisseur est tenu d'émettre dès qu'il perçoit un paiement partiel pour une transaction à venir. Les acomptes suivent des règles particulières, et ces règles évoluent avec la facturation électronique : la manière dont vous émettez et transmettez vos factures d’acompte va changer. L'obligation d'émettre une facture d'acompte est donc un point crucial à maîtriser pour toute entité.
L'obligation d'émission de la facture d'acompte
L'émission d'une facture pour un acompte versé par un client est une exigence légale en France et non une simple démarche commerciale.
Conformément à l'article 289 du Code général des impôts, tout assujetti à la TVA en France doit établir une facture dès l’encaissement d’un acompte relatif à une opération taxable. Cette obligation concerne les prestations de services et, depuis le 1er janvier 2023, également les livraisons de biens (hors cas d’exonération prévus par le texte, notamment certaines opérations intracommunautaires).
En pratique, il est fortement recommandé à toute entité, même non redevable de la TVA (franchise en base, associations…), d’émettre une facture d’acompte pour sécuriser la preuve du paiement et la relation commerciale. Ce document a un double rôle : il sert à la fois de demande de paiement partiel et de preuve officielle que vous avez bien encaissé un acompte.
La réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026 (et au plus tard le 1er septembre 2027 en matière d’émission de factures pour les TPE et PME) va en partie renforcer cette obligation. Les pratiques antérieures, comme le recours aux factures pro forma pour demander un paiement avant livraison, deviennent en pratique incompatibles avec les exigences de traçabilité du futur système : dès qu’un acompte est encaissé, une véritable facture d’acompte devra être émise et transmise via une Plateforme Agréée (PA). Les factures pro forma pourront subsister uniquement comme documents non comptables, lorsqu’aucun paiement n’aura encore été reçu.
Les spécificités de l'émission via une Plateforme Agréée (PA)
À l'entrée en vigueur de l'obligation d'émission de factures électroniques, les factures d'acomptes et les factures définitives devront être transmises via votre Plateforme Agréée (PA). Celle-ci assurera l’acheminement des factures au bon format à vos clients, ainsi que la transmission des données requises à l’administration fiscale.
Les mentions et codes de transmission
Pour que votre facture électronique d’acompte soit bien reconnue par l’administration, celle-ci devra inclure des informations techniques précises :
- Type de facture : le code 386 devra être utilisé pour une facture d’acompte, tandis que le code 380 restera utilisé pour les factures commerciales classiques.
- Statut de la TVA : depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, la TVA est exigible dès l’encaissement de l'acompte, y compris pour les livraisons de biens, sauf cas d’exonération spécifiques.
- Cadre de facturation : un code spécifique indiquera notamment la nature de l’opération (bien ou service) et le statut de paiement de la facture au moment de son dépôt. Par exemple :
- B1 pour le dépôt d’une facture de bien non payée.
- S2 pour le dépôt d’une facture de service déjà payée.
Le cas de la facture définitive
Lorsque la prestation est achevée ou le bien livré, vous devez émettre la facture définitive, ou facture de solde. Cette facture doit garantir une parfaite traçabilité et nécessite des mentions spécifiques
- Réduction de la base : la base totale hors taxe (HT) et le montant de TVA doivent être calculés sur le montant restant dû, après déduction de l'acompte déjà facturé et de la TVA afférente.
- Référence de l'acompte : il est obligatoire d'intégrer sur la facture définitive les références (numéro et date) de la facture d'acompte initiale. Si plusieurs acomptes ont été facturés, l’ensemble des références des factures d’acompte doit être mentionné.
- Mentions recommandées : le montant TTC restant dû, et le montant de l'acompte déjà réglé. Bien que non strictement obligatoires, il est fortement conseillé d'inclure ces mentions optionnelles pour éviter les erreurs, faciliter votre suivi et simplifier votre gestion.
Comment sécuriser votre conformité fiscale
La double exigence, avec d’une part l’extension de l’exigibilité de la TVA aux acomptes sur les livraisons de biens depuis le 1er janvier 2023, et d’autre part l'obligation de passer à la facture électronique, impose une préparation rigoureuse de votre entité.
Il est aussi vital de vous assurer que votre logiciel de facturation est capable de générer correctement les factures d'acomptes au format électronique et avec toutes les références requises pour la facture définitive.
Il faudra vérifier que vos habitudes de facturation sont adaptées afin d’éviter les erreurs de TVA ou des rejets de factures. Par exemple, si l’acompte n’est pas correctement repris dans la facture finale, la TVA pourrait être comptée deux fois et fausser votre déclaration.
Pour les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA, l’émission de factures d’acompte reste recommandée afin d’assurer la traçabilité des encaissements, même si aucune TVA n’est collectée.
N’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable afin qu’il vous conseille et vous accompagne dans la mise en place de la facturation électronique.
