À partir de l'entrée en vigueur progressive de la réforme de la facturation électronique au 1er septembre 2026, l'émission de factures entre professionnels assujettis à la TVA et établis en France va changer.
L’envoi d'une facture au format PDF simple (non structuré) ou au format Word par e-mail ne sera pas reconnu comme une facture électronique conforme. Le nouveau système imposera le passage par une Plateforme Agréée (PA) pour envoyer vos factures.
Pour être prête, votre entité doit anticiper plusieurs étapes clés qui garantiront la conformité légale et la traçabilité des factures.
Le canal d'émission obligatoire : votre Plateforme Agréée (PA)
L'obligation centrale de la réforme de la facturation électronique est de choisir une PA pour l'émission et la réception de vos factures. Cette plateforme privée agira comme votre intermédiaire de confiance.
- Le choix de la PA : toute entité assujettie à la TVA devra être en mesure de recevoir des factures électroniques via une PA à compter du 1er septembre 2026. L'obligation d'émettre via une PA sera ensuite déployée progressivement : à partir de septembre 2026 pour les grandes entités et ETI, puis à compter de septembre 2027 pour les PME et TPE.
- Le rôle de la PA : la PA est l'acteur habilité à transmettre à l’administration fiscale les données de e-invoicing (données de factures) et d’e-reporting (données des ventes hors factures électroniques) via le Portail Public de Facturation (PPF), qui sert de point central de collecte des données. Elle assure la conformité technique des factures (format, structure, données attendues), et la sécurisation de leur transmission.
- Solution Compatible : certains logiciels de facturation ou outils métiers peuvent préparer la facture au bon format (saisie guidée, génération du format structuré…). En revanche, ils ne peuvent pas l’émettre directement : la transmission légale doit toujours passer par une Plateforme Agréée (PA), intégrée ou connectée à votre solution.
Les étapes de l'émission d'une facture électronique
L'émission d'une facture électronique sera un processus entièrement dématérialisé, garantissant une traçabilité complète et un suivi des statuts en temps réel.
1. Préparer et créer la facture au bon format
Vous devrez préparer votre facture avant de la déposer sur votre Plateforme Agréée d'émission, car le PDF (document de format non structuré) n'est plus suffisant. Les options principales pour la préparer sont les suivantes :
- La création directe de la facture au format structuré conforme (Factur-X, UBL, ou CII), reconnu par la réforme, depuis votre PA ou votre logiciel de facturation connecté.
- L'import d'un format numérique non structuré (PDF), comme vous le faisiez auparavant. Dans ce cas, selon les services proposés, votre PA ou votre logiciel compatible pourra extraire automatiquement les données pour générer une version électronique conforme.
- La saisie des données de la facture directement dans l'interface de votre PA.
2. La transmission par la PA et le routage
Une fois la facture déposée et validée par votre PA, le processus de transmission est automatique et sécurisé, peu importe la solution choisie par le client.
Votre PA se connecte à l’annuaire centralisé qui répertorie toutes les entreprises et leurs plateformes, afin d’identifier la plateforme de destination de l’acheteur. Les différentes PA seront capables de s’interconnecter entre elles pour acheminer la facture à la PA du client, même si les plateformes sont différentes. En parallèle de cet envoi, les données exigées au titre de la facturation électronique (e-invoicing) seront automatiquement transmises par votre PA au PPF qui les centralise pour l'administration fiscale.
3. Le suivi du cycle de vie de la facture
Une fois la facture émise, vous pourrez suivre son cycle de vie en ligne, ce qui offre une meilleure visibilité sur les paiements et la trésorerie. Les statuts suivis peuvent inclure :
- La réception et la mise à disposition par la PA de l'acheteur.
- L'acceptation ou le refus de la facture par le client.
- Le suivi éventuel du paiement, selon les fonctionnalités de votre outil.
Cas particuliers d'émission à connaître
- Facturation à un particulier (B2C) : si votre client est un particulier ou une entité non assujettie à la TVA, vous pourrez continuer à lui transmettre vos factures via le format que vous souhaitez (papier, PDF par e-mail, etc.).
- Obligation d'e-reporting : attention, même pour les ventes à des non-assujettis, les données de ces transactions devront être transmises à l’administration fiscale via l’e-reporting. Pour les TPE et PME, cette obligation s’appliquera à compter du 1er septembre 2027, selon le calendrier prévu par la réforme.
