Le procès-verbal est un document écrit qui retrace de manière objective le déroulement d’une réunion, d’une séance ou d’un événement encadré par le droit, ainsi que les décisions qui y sont éventuellement prises.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal ?
En droit français, le procès-verbal constitue un acte permettant de conserver une trace officielle de faits précis.
Il est utilisé aussi bien dans la vie des entreprises que dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives. Il sert notamment à formaliser les échanges, les propositions examinées et les décisions adoptées par les participants, dans un cadre formalisé, pouvant être utilisé comme preuve.
Dans quelles situations doit-on rédiger un procès-verbal ?
Un procès-verbal est généralement rédigé à l’issue d’une assemblée générale, d’une réunion de comité ou d’une séance de travail impliquant des décisions importantes ou devant être formalisées.
Il peut également être dressé par une autorité compétente afin de constater des faits, par exemple à l’occasion d’un contrôle ou d’une infraction.
Quels sont les éléments clés d'un procès-verbal et comment le rédiger ?
La rédaction est confiée à une personne désignée, le plus souvent le secrétaire de séance. Le document doit rester fidèle aux faits, sans nécessairement retranscrire l’intégralité des échanges. Il mentionne notamment :
- la date et le lieu,
- les personnes présentes ou représentées,
- l’ordre du jour,
- les principaux échanges,
- les décisions prises et, le cas échéant, les résultats des votes.
Le procès-verbal doit être signé par le président de séance et, selon la forme juridique de la société, par le gérant, les scrutateurs ou l'ensemble des associés présents.
Dans le cadre des sociétés commerciales, il est établi sur des feuilles préalablement cotées et paraphées par le greffe du tribunal de commerce, un juge ou le maire de la commune du siège social.
Quelle est la valeur juridique d'un procès-verbal ?
Dans le cadre professionnel, le procès-verbal permet de justifier et de formaliser les décisions prises par une entreprise et peut être produit en cas de litige ou de contrôle (fiscal, social ou juridique). Lorsqu’il est établi par une autorité habilitée, il bénéficie d’une force probante déterminée par les règles applicables.
Bonnes pratiques en matière de procès-verbaux
Un procès-verbal efficace repose sur une rédaction claire, structurée et factuelle afin de sécuriser ce qui a été décidé et de limiter les risques de contestation.
Pour les sociétés commerciales, il est recommandé de :
- Le conserver au siège social pendant une durée minimale de six ans, dans un registre des assemblées générales ou sur des feuilles mobiles respectant les mêmes formalités. La non-conservation peut constituer une faute de gestion engageant la responsabilité du dirigeant.
- Déposer au guichet unique des formalités d'entreprises (plateforme de l'INPI) les décisions soumises à publicité, notamment l'approbation des comptes annuels, les modifications statutaires ou les changements de dirigeant, dans le mois suivant l'assemblée (deux mois par voie électronique pour les comptes annuels). Les délais varient pour les autres actes.
Pour sécuriser votre démarche, il peut être utile de vous faire accompagner par un avocat.
Nos avocats FIDUCIAL Sofiral Avocats accompagnent les entreprises dans la tenue de leurs assemblées générales, la rédaction des procès-verbaux et les formalités associées.
