Officine pratique : Externaliser certaines tâches

Comptabilité, gestion du tiers payant, inventaire, site Internet ou ménage… La plupart des pharmaciens externalisent des tâches, notamment dans des domaines où ils n’ont pas de compétences, comme la comptabilité ou le juridique. D’autres confient également des tâches spécifiques à la pharmacie comme la gestion du tiers payant ou l’inventaire, qui sont chronophages.

Officine pratique : Externaliser certaines tâches

1- Quelles tâches externaliser ?

La comptabilité, le contrôle et la gestion du tiers payant et l’inventaire annuel sont les tâches le plus souvent externalisées à l’officine. « Au moins 90 % des pharmacies confient leur comptabilité à une entreprise extérieure, tout du moins partiellement, et 2/3 des pharmacies ont totalement externalisé la comptabilité », estime Philippe Becker, directeur du département Pharmacie chez FIDUCIAL.

54,6% des pharmaciens sont favorables à l'externalisation des tâches (pointage du tiers payant, gestion de site internet, comptabilité…)

D’autres tâches peuvent être externalisées : le juridique, en faisant appel aux services d’un avocat qui traitera les assemblées générales et les contentieux. Les sites Internet, pour ceux qui ont créé une pharmacie en ligne, sont souvent gérés par des entreprises spécialisées. Ou encore l’entretien des locaux ou la télésurveillance, cette dernière étant parfois soumise à obligation. Certains titulaires externalisent également une partie de leurs achats, en passant par des groupements ou des sociétés de regroupements à l’achat (SRA). Enfin, d’autres confient aussi leur communication aux groupements, qui fournissent des leaflets ou des revues d’information. « Mais cela reste marginal, étant donné que la publicité et la communication sont très encadrées et limitées en pharmacie », complète Philippe Becker.

2- Se recentrer sur le cœur de métier

Externaliser permet au pharmacien de se concentrer sur le cœur du métier, et d’avoir plus de temps à consacrer à ses patients, au comptoir, aux nouvelles missions, ou pour mettre en place une nouvelle activité.

3- Économies et flexibilité

Externaliser permet d’avoir une visibilité sur les coûts et s’avère souvent économique, car on ne paye que les heures consommées. « Par exemple, une officine emploie à mi-temps un préparateur pour gérer le tiers payant, alors qu’un quart de temps suffirait. Passer par une société de gestion lui permettrait de s’adapter aux besoins réels de son exercice », illustre Philippe Becker. De plus, c’est une option beaucoup plus flexible qu’une embauche. En revanche, externaliser peut s’avérer plus coûteux dans certaines situations, car le tarif d’un expert est plus élevé que celui d’un préparateur. Attention donc à bien estimer ses besoins. Dans les grosses pharmacies, de plus de 20 salariés, conserver certaines tâches en interne peut s’avérer judicieux, car la charge de travail est suffisante pour mobiliser une personne à plein temps.

4- Expertise

Externaliser c’est également faire appel à des professionnels qui sont experts dans un domaine qui n’est pas celui du pharmacien : des experts-comptables, des avocats, des informaticiens, etc. En faisant appel à des spécialistes, on gagne en efficacité, en sécurité et en productivité… si l’on a choisi le bon partenaire !

5- Une perte d’autonomie

« Toutefois, en confiant des tâches de l’officine à un prestataire, on externalise une partie de son système nerveux, ce qui entraîne donc une perte de contrôle et une perte d’autonomie qui ne se justifie que si elle est compensée par un gain économique et en productivité », analyse Philippe Becker. De plus, externaliser mène à une perte de connaissance dans ces domaines : en confiant ces tâches à l’extérieur, le pharmacien connaît alors moins bien la gestion du tiers payant, l’inventaire, la comptabilité… Ainsi, il peut se rendre moins facilement et moins rapidement compte d’un problème. Afin d’éviter cet effet néfaste, des rencontres régulières avec le prestataire sont indispensables : une fois par trimestre ou une fois par mois avec le comptable, une fois par an avec l’avocat ou la société de gestion du tiers payant, mensuellement en cas de délégation d’une partie des achats. « Cette visite, qui ne doit pas être réalisée en courant d’air, sera également l’occasion d’aborder d’autres problématiques. Par exemple, lors d’un entretien avec l’avocat, on parlera du bail que l’on a oublié de renouveler, ou des problèmes avec les salariés et de difficultés d'interprétation de la convention collective… », commente Philippe Becker.

6- Une menace pour l’emploi ?

Les salariés peuvent penser qu’une externalisation mettra en danger leur travail, car on leur ôte une tâche. Néanmoins, l’expression d’une réticence à l’externalisation peut aussi cacher une fraude ou une incompétence : le salarié n’a alors pas envie qu’on mette le nez dans son travail. Souvent, c’est d’ailleurs en externalisant que l’on décèle d’éventuelles fraudes. Mais dans la grande majorité des cas, l’externalisation ne pose pas de problème car les salariés sont généralement peu intéressés par la gestion, la comptabilité ou l’inventaire.

Toutefois, il peut arriver dans le cadre d’une reprise que le ou les titulaires(s) décident de supprimer un poste, pour réduire les frais, et opter pour une externalisation de certaines tâches. « Mais l’externalisation n’est alors pas une cause, mais une conséquence de la suppression d’un emploi », avance Philippe Becker. De même, lors d’un départ à la retraite, le nouveau titulaire peut parfois opter pour un non-remplacement et une externalisation de certaines tâches, dans un contexte économique tendu.

7- Trouver le bon partenaire

La première démarche pour trouver une société de services est basée sur le référencement : on demande à un ami titulaire, de nous conseiller - ou pas - une société. Ensuite, les grosses pharmacies ont parfois une démarche différente, basée sur un appel d’offres. Elles établissent un cahier des charges et mettent en concurrence plusieurs sociétés qui fourniront alors chacune un devis.

Dans les deux cas, il est important de vérifier la solidité financière de son interlocuteur avant de faire son choix. « Si l’on externalise, il ne faut pas se retrouver dans une situation d’interruption de service, avec une société qui dépose le bilan », prévient Philippe Becker. Pour choisir une société de Logiciel de gestion officinale (LGO), il est facile de ne pas se tromper étant donné qu’il n’y a que quelques grosses entreprises qui ont pignon sur rue. En revanche, pour concevoir un Web site, le choix est plus risqué : beaucoup de sociétés de conception informatique disparaissent du jour au lendemain, et la pharmacie en ligne peut alors rapidement fermer.

L’externalisation du tiers payant :

. 80 % du chiffre d’affaires d’une officine concerne le tiers payant.

. Les quelque 23 000 pharmacies de France traitent en moyenne autour de 2 000 dossiers de tiers payant par mois, pour 100 000 euros de chiffre d’affaires. Cette gestion administrative est chronophage : elle représente le travail d'une personne employée à mi-temps, voire à temps complet pour les plus grosses officines.

. 65 % des pharmaciens rencontrent des difficultés dans la gestion du tiers payant et 96 % souhaitent réduire le temps passé à sa gestion, selon une enquête réalisée auprès de 378 pharmaciens. 

. Certains titulaires optent donc pour l’externalisation de cette gestion. Cela peut se traduire par une économie sur la masse salariale et une diminution des encours avec un taux moyen d'impayés inférieur à 1 %, contre une moyenne en France de 3 %, selon certains prestataires.

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