Pharmacie : l'arrêté des comptes, mode d'emploi

Pharmacie : l'arrêté des comptes, mode d'emploi

Philippe Becker et Christian Nouvel du cabinet d'expertise comptable FIDUCIAL détaillent les modalités pratiques de la clôture des comptes.

Moment important de la gestion d'une pharmacie, l'arrêté des comptes nécessite d'être bien organisé et de bien collaborer avec son cabinet d'expertise comptable. Philippe Becker et Christian Nouvel de FIDUCIAL donnent la marche à suivre pour bien préparer sa clôture d'exercice comptable et fiscal.

Le Quotidien du pharmacien : A quelle période les pharmaciens clôturent-ils majoritairement leurs comptes ?

Philippe Becker : Pour ce qui concerne notre clientèle nous constatons un étalement sur l’ensemble de l’année civile qui s’explique par des changements « progressifs » de date de clôture lorsque la fiscalité devient trop forte pour ne par dire insupportable. Nous constatons un  « pic » assez traditionnel sur le dernier trimestre et la fin de l’année civile.

Le Quotidien du pharmacien : Que conseillez-vous comme date de clôture à vos clients pharmaciens ?

Christian Nouvel : Cela dépend du régime fiscal. En d’autres termes le conseil dépendra du mode d’imposition. Du fait de la progressivité de l’impôt sur le revenu, nous conseillons de débuter avec un exercice long finissant au 31 décembre afin de pouvoir réduire la durée si nécessaire en particulier lors que la pression fiscale devient forte. Pour les sociétés à l’IR, nous proposons la même formule avec un bémol : les associés devront respecter le formalisme juridique qui impose une modification statutaire à chaque changement. Pour les pharmacies à l’IS et ce, dans la mesure où le taux est proportionnel, la modification de la date de fin d’exercice comptable n’a pas d’incidence sur la fiscalité.

Le Quotidien du pharmacien : Quelles sont les mesures à prendre pour que l’arrêté des comptes se passe bien ?

Philippe Becker : Tout d’abord l’arrêté des comptes est un moment fort de la gestion d’une pharmacie. Par conséquent, le cabinet comptable et son client pharmacien doivent collaborer de la manière la plus efficace possible. L’objectif est de transmettre les états fiscaux obligatoires à l’administration dans les délais prescrits sans erreurs et sans omissions. Nous le répétons sans cesse, une déclaration en retard ou rectifiée est un facteur qui peut déclencher un contrôle fiscal !

Concrètement la plupart des experts-comptables adressent à leurs clients quelques semaines avant la fin de l’exercice un état préparatoire qui ressemble à une check-list .Le pharmacien aura donc un « mémo » pour fournir tous les éléments utiles au cabinet comptable. Il n’est pas utile de rappeler que le Code de Commerce impose un inventaire à la date de clôture des éléments d’actif et de passif de l’entreprise. Ces demandes ne sont pas inventées par les cabinets comptables pour ennuyer leurs clients, elles résultent de la loi.

Le Quotidien du pharmacien : Quels sont les actions qui vous facilitent le travail ?

Christian Nouvel : Pour nous c’est déjà récupérer un inventaire bien fait et détaillé, réalisé avec l’aide d’un inventoriste spécialisé en officine à la bonne date. Le stock de marchandise représente de 8 à 10 % du chiffre d’affaires HT, c’est donc un élément qui pèse lourd dans l’actif d’une pharmacie. Nous recommandons de faire un inventaire physique même pour ceux qui utilisent l’informatique pour gérer leur stock. Ensuite, il y le compte clients ou plus exactement le total des sommes dues par les organismes sociaux et collectivités à la pharmacie. Là aussi, la rigueur dans la préparation des états à remettre à son cabinet comptable est indispensable. Le « tout informatique » donne une fausse sécurité et bien souvent les données ne sont pas suffisamment vérifiées par les officinaux ! Le pharmacien doit aussi nous dire si des immobilisations ont été détruites, mise hors service.

Le Quotidien du Pharmacien :Quelles sont les informations à transmettre en dehors de ces différents inventaires ?

Christian Nouvel : Au delà de ces deux points, le pharmacien doit transmettre toutes les informations pouvant avoir une conséquence sur les comptes de son officine. Citons sans être exhaustif : les litiges avec des fournisseurs ou des salariés, un sinistre du type vol ou dégât des eaux, les produits et marchandises périmés qui ont fait l’objet d’une destruction dans l’exercice comptable.

Philippe Becker : Il faut ajouter que la rigueur doit être présente tout au long de l’année comptable. Un bon arrêté comptable est le résultat d’une bonne organisation administrative. Les exigences  des experts-comptables peuvent apparaître comme une source de perte de temps mais en fait, notre seul objectif est de terminer les états de fin d’exercice avec la certitude que rien n'a été omis au détriment du client. De toute façon, l’arrêté des comptes doit se faire en présence du pharmacien ou des gérants et avec un accord éclairé !

Le Quotidien du Pharmacien : Qu'allez-vous regarder ensemble à ce moment ?

Philippe Becker : On contrôlera avec le pharmacien la cohérence du chiffre d’affaires comptable avec ce qui ressort de l’informatique officinale. Ensuite, on s’attardera longuement sur la marge commerciale et la marge brute pour s’assurer de leur vraisemblance compte tenu de statistiques MDL et de la politique de prix dans la pharmacie. Nous vérifierons avec notre client s'il a bien perçu les coopérations, remises de fin d’année promises. Sans oublier un passage sur les frais généraux pour s’assurer que rien n’est omis et que tout est déductible fiscalement.

Le Quotidien du Pharmacien : Une part significative des officinaux adhérent encore à un centre de gestion. Existe-t-il des obligations particulières lors de l’arrêté des comptes ?

Christian Nouvel: Ils doivent transmettre à leur centre de gestion agréé les documents comptables de fin d’exercice dans les quatre mois de la clôture afin que cet organisme puisse faire le travail de contrôle de cohérence et de vraisemblance dans les délais impartis par la législation fiscale. On comprend donc que plus l’arrêté est fait rapidement plus les éléments fournis peuvent être analysés et plus l’information fournie au pharmacien est utile et pertinente.
 
Le Quotidien du Pharmacien : Mauvaise communication avec le cabinet comptable, documents erronés ! Quelles sont les conséquences pour les pharmaciens ?

Philippe Becker : Le risque est la sur-estimation ou la sous-estimation du résultat. Dans le premier cas, le pharmacien ou sa société va payer des impôts ou des charges TNS en trop. Dans l’autre hypothèse, on crée un risque de redressement en cas de contrôle fiscal. On ajoutera le risque d’une production tardive des états financiers et fiscaux de fin d’année ! Cela vaut donc vraiment le coup de passer un peu de temps avec le cabinet comptable pour bien préparer une clôture d’exercice comptable et fiscal.

 

Quotidien du Pharmacien n° 3413 du 22 février 2018

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