Depuis le début de l’année 2017, la procédure à suivre pour les employeurs dont un véhicule d’entreprise s’est retrouvé impliqué dans une infraction au Code de la route a été modifiée. Elle découle d’une loi visant une baisse de la délinquance routière chez les salariés. Focus sur les nouvelles obligations des employeurs.
Un conducteur à désigner expressément depuis 2017
La loi du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle oblige désormais les employeurs à communiquer aux autorités l’identité du salarié à qui a été confié un véhicule de l’entreprise avec lequel a été constatée une infraction au Code de la route.
Parmi les infractions routières concernées énumérées dans le décret du 28 décembre 2016, on trouve notamment le dépassement des vitesses autorisées, le non-port de ceinture ou encore l'usage du téléphone tenu en main.
Jusqu’alors, c’était la société en tant que personne morale titulaire de la carte grise du véhicule d’entreprise qui avait la responsabilité pénale de régler les amendes liées à une infraction à la sécurité routière commise par son employé. Ce dernier ne pouvait être inquiété (retrait de points ou amende à payer) que si l’employeur décidait de le dénoncer par l’intermédiaire d’une requête en exonération effectuée à la réception de la contravention.
Quel délai pour effectuer la procédure ?
À compter de l'envoi ou de la remise de la contravention, la société dispose de 45 jours pour donner l'identité, l'adresse et le numéro de permis de la personne physique à qui a été confié un véhicule de l’entreprise avec lequel a été constatée l’infraction.
L’employeur peut effectuer cette procédure de dénonciation soit par lettre recommandée avec avis de réception en utilisant le formulaire joint à la contravention, soit par Internet via le site de l'Agence nationale de traitement automatisé des infractions. Un accusé d'enregistrement sera délivré dans ce deuxième cas pour faire office de preuve de l’envoi numérique. Passé le délai de 45 jours, la société qui n’a pas rempli ses obligations peut se voir infliger une amende allant jusqu’à 750 € pour l'employeur et jusqu’à 3 750 € pour la personne morale. « L’amende pouvant aller jusqu’à 750 € devra être payée à titre personnel par l’employeur et ne pourra, en aucun cas, être prise en charge par l’entreprise, explique Frédéric Filippi, Directeur des Techniques Paie et Droit Social chez FIDUCIAL. Il faut donc que les chefs d’entreprise soient très vigilants. »
Quelles dispositions prendre en amont ?
L’identification d’un salarié peut s’avérer compliquée : pour les véhicules de fonction, les infractions constatées en dehors du temps de travail peuvent ne pas avoir été commises par le salarié, mais par un de ses proches.
A noter aussi que dans certaines sociétés, plusieurs personnes peuvent conduire le même véhicule (entreprises de bâtiment, de transport ou encore les concessionnaires). « Dans ces cas-là, on peut conseiller aux employeurs de tenir un calendrier précis des affectations de conduite décidées au sein de l’entreprise afin de pouvoir désigner facilement l’employé responsable en cas d’infraction, poursuit Frédéric Filippi. De manière plus générale, il est bon de mettre aussi en place une note d’information ou tout document interne qui rappelle aux employés quelles sont les obligations de leur employeur en cas d’infraction au volant dont ils seraient les auteurs. Ces documents pourront notamment évoquer la désignation impérative du conducteur. »
Enfin, si cette réforme ne vise pas les infractions liées au stationnement des véhicules, il convient de rappeler qu'aujourd'hui, toute « prise en charge d'une amende de stationnement par une entreprise en lieu et place d'un salarié est susceptible de faire l'objet d'un redressement Urssaf car il s'agit d'un avantage consenti au salarié ». Cela accentue la nécessité d'organiser au sein de toute entreprise les règles d'utilisation des véhicules de l'entreprise.