La gestion des achats fournisseurs est un levier essentiel pour le pilotage d’une entreprise. Face à la complexité des factures, au suivi des échéances et à l'anticipation des dépenses, l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats peut être extrêmement utile.
Un tel outil permet de centraliser, contrôler et régler les factures, mais il ne garantit pas à lui seul la conformité avec la future obligation de facturation électronique, qui dépendra de sa capacité à s’intégrer avec une Plateforme Agréée (PA), indispensable pour la réception et l’envoi des factures électroniques.
Le marché des solutions de gestion des fournisseurs est dense. Pour choisir l'outil le plus adapté à vos besoins, il est crucial d'analyser les fonctionnalités offertes en matière de centralisation, de paiement en ligne sécurisé et d'automatisation des tâches.
Les fonctionnalités indispensables pour la gestion des achats
Un logiciel de gestion des achats performant peut s’avérer crucial pour le pilotage de votre entreprise. Le logiciel vous aide à centraliser toutes les factures fournisseurs en un seul endroit.
En matière de fonctionnalités indispensables, vérifiez que le logiciel intègre la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), qui lit, reconnaît et remplit automatiquement les informations clés des factures, afin que vous n’ayez qu’à les vérifier et les valider avant paiement.
Sur le plan financier, l'outil doit vous offrir un pilotage concret avec un échéancier de paiement précis et des statistiques d’achats claires pour l'anticipation et le contrôle de vos dépenses.
Enfin, la solution doit s'intégrer fluidement avec vos processus administratifs, en vous proposant par exemple un paiement en ligne sécurisé de vos factures, et en facilitant la transmission des informations à votre expert-comptable.
Pour anticiper les impacts de la facturation électronique, vérifiez également que le logiciel pourra transmettre les données d’achats à votre système de facturation ou à votre Plateforme Agréée, même si les factures fournisseurs resteront reçues via votre point d’entrée officiel.
Quels types de logiciels privilégier pour une TPE ?
Avant de choisir votre solution, il est essentiel de définir vos priorités et le niveau d'intégration souhaité pour votre entreprise. Les logiciels de gestion des achats se classent généralement en trois grandes catégories adaptées aux TPE :
- Solutions simples et légères, spécialisées achats : ces outils se concentrent sur la gestion des dépenses et le paiement des fournisseurs, souvent avec une intégration comptable minimale. Ils sont idéaux pour les très petites structures cherchant une solution ciblée.
- Outils tout-en-un TPE (facturation + achats + fournisseurs) : ces plateformes offrent une couverture complète de la gestion administrative, intégrant les achats, les ventes et parfois la relation client. Ce sont les solutions qui garantissent la meilleure cohérence des données.
- Logiciels cloud avec configuration rapide : privilégiez les solutions 100% cloud qui nécessitent peu de paramétrage initial. La mise en place doit être rapide pour ne pas mobiliser excessivement le temps du dirigeant ou de l'équipe administrative.
Facilia Achats : la solution pour un pilotage efficace
Facilia Achats, développé par FIDUCIAL est un logiciel de gestion des achats conçu spécifiquement pour simplifier le suivi des dépenses et le paiement des fournisseurs, et déjà aligné avec les exigences de la future facturation électronique.
Un contrôle financier renforcé et automatisé :
- Il vous permet de centraliser toutes vos factures d'achats en un lieu unique et sécurisé, assurant une vision complète et un accès permanent aux documents.
- Grâce à sa technologie OCR, Facilia lit, reconnaît et impute automatiquement les données essentielles de vos factures (montants, dates, références). Cette automatisation facilite grandement le contrôle et la validation ultérieurs par l'utilisateur, ce qui optimise drastiquement votre temps de gestion administrative.
- Vous gagnez en visibilité financière : vous pouvez suivre précisément votre échéancier et analyser vos achats via des statistiques détaillées, facilitant ainsi l'anticipation des besoins en trésorerie et le pilotage des budgets.
Un service tout-en-un et une conformité assurée :
- La gestion des paiements est simplifiée : vous réglez vos fournisseurs directement depuis Facilia grâce à une solution de paiement en ligne simple et sécurisée.
- En choisissant cette solution, vous bénéficiez d'un paramétrage comptable réalisé par votre conseiller FIDUCIAL et d'un nombre illimité d'utilisateurs, vous assurant un soutien complet et évolutif.
- Facilia Achats est un outil qui vous aide à anticiper l'arrivée de la facturation électronique obligatoire, en prévoyant les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux futures exigences de transmission des données, incluant la connexion à la Plateforme Agréée de FIDUCIAL.
Le choix d'un logiciel de gestion des achats est donc stratégique. Vous devez privilégier une solution qui non seulement simplifie votre gestion quotidienne (OCR, paiement en ligne), mais aussi qui pourra s’intégrer avec votre solution de facturation électronique et votre Plateforme Agréée afin de garantir une conformité durable avec le cadre réglementaire à venir.
