LES DOCUMENTS JUSTIFICATIFS
Le commerçant doit pouvoir produire en appui de sa comptabilité un document papier ou informatisé permettant de :
- justifier du détail des recettes (entrées en caisse),
- justifier des apports en caisse (apports de monnaie par retraits d’espèces à la banque),
- enregistrer les mouvements liés aux opérations au comptant jour par jour,
- distinguer les opérations par taux de TVA,
- distinguer les opérations imposables de celles qui ne le sont pas,
- distinguer les moyens d’encaissements (espèces – chèques – CB – tickets-restaurants…),
- détailler les sorties caisse (remises d’espèces à la banque – remises de chèques – remises des CB et des tickets-restaurants – dépenses payées en espèces).
Ces principes de tenue sont régis par l’application combinée de l’alinéa 3 de l’article 286 du Code général des impôts et de l’article 37 de l’annexe 4 au Code général des impôts.
Ces opérations doivent être inscrites de manière intangible et sécurisé sur le support utilisé qu’il soit papier ou informatisé.
Sur un support papier, le principe du « sans blanc ni altération » posé par le Code de commerce et le Plan comptable s’applique.
Dans le cas d’un support informatique, les obligations relatives aux logiciels et systèmes de caisse imposent des normes de sécurisation, ainsi qu’une procédure de validation des écritures.
À défaut de respecter ces principes, la comptabilité peut-être considérée, en cas de contrôle de l’administration fiscale, comme n’ayant pas de valeur probante et motiver un rejet de comptabilité.
COMMENT SATISFAIRE À CES OBLIGATIONS ?
Justification du détail des recettes
Si elle n’est pas obligatoire, l’utilisation d’une caisse enregistreuse est le moyen le plus simple pour un commerçant de justifier du détail de ses recettes.
Pour être valables, les bandes de caisse doivent mentionner la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles. Ces bandes doivent bien sûr être conservées. De même, les Z de caisse doivent être édités et conservés, ainsi que les récapitulatifs mensuels.
Il est également possible d’utiliser un terminal de ventes (TPV) ou un logiciel de caisse. Il s’agit d’outils informatiques qui ont notamment pour fonction l’enregistrement et la justification du détail des recettes, ainsi que l’édition des tickets de caisse à destination des clients.
Le commerçant qui effectue des opérations au comptant en utilisant un TPV est dans l’obligation, en cas de contrôle, de présenter une attestation de conformité à la norme NF525.
Cette attestation est produite par l’éditeur de la caisse, qui garantit son engagement vis-à-vis de la loi de finance pour 2018. Le cas échéant, le commerçant a 60 jours pour s’en munir. Passé ce délai, il encourt une amende de 7 500 euros prévue par l’article 1770 duodecies du Code général des impôts.
Le commerçant peut également produire un brouillard de caisse sous la forme d’un cahier ou de fiches. Le détail des ventes quotidiennes doit être inscrit au fur et à mesure de leur réalisation sans blanc ni rature. Les journées doivent être totalisées.
Toutefois, la tenue d’un brouillard de caisse sous format papier n’est possible que si le volume de transactions journalières est peu important.
Justification des autres entrées en caisse
À la différence des recettes, seules sont ici concernées les opérations en espèces : il pourra s‘agir d’encaissements de créances clients ou d’apports en espèces, comme un apport de monnaie issu d’un retrait en banque. Il ne s’agit pas de recettes et c‘est pourquoi il est nécessaire de les isoler sur des lignes distinctes.
Encaissements des créances clients
Il est possible que le commerçant accorde des crédits à des particuliers, à des collectivités ou à d’autres entreprises. Dans ce cas, les ventes à crédit sont comprises dans les recettes de la journée et leur montant est enregistré dans un compte « crédit client ». Lors de l’encaissement, si ce dernier est réalisé en espèces, le montant devra être isolé des encaissements de la recette du jour pour être porté directement sur l’agenda de caisse. Si les ventes à crédit sont faites à des entreprises ou à des collectivités, une facture devra être établie en distinguant notamment la TVA du montant HT.
Les autres apports en caisse : soyez vigilants !
Si le commerçant effectue des apports en caisse (autres que du dépôt monnaie), il doit être en mesure de justifier l’origine des fonds, ce type de transactions attirant toujours l’attention de l’administration fiscale…
Justification des sorties en caisse
La comptabilité doit retracer l’encaissement des recettes mais également l’utilisation qui en est faite. En général, le support utilisé est un livre de caisse tenu par l’entreprise, qui vient en complément du détail des recettes.
Ce livre de caisse peut avoir plusieurs formes et être, là aussi, tenu de manière manuscrite ou informatique, avec les mêmes obligations que pour les supports détaillant les recettes. Il permet de calculer jour par jour les soldes par modes de règlement.
Ce livre de caisse peut prendre la forme d’un agenda de caisse. Normalement, cet agenda ne suit que les opérations en espèces. Mais en pratique, il suit l’ensemble des modes d’encaissements (espèces, chèques, cartes bancaires, virement), à la condition qu’à chaque remise de chèques en banque ou de CB, le compte caisse soit crédité du montant des chèques ou CB remises.
Les remises d’espèces
Notre conseil : Il est préconisé de faire des remises en banque des espèces régulièrement pour limiter le risque en cas de vol. Changer régulièrement de jour de dépôt à la banque. Si vous conservez des espèces dans un coffre, assurez-vous du montant couvert par votre assurance en cas de vol.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Les opérations de plus de 76 € doivent être individualisées et détaillées sur l’agenda de caisse, en indiquant la nature du produit vendu, son prix et son mode d’encaissement. Cette limite s’apprécie d’après le montant TTC des opérations réalisées et non par article vendu auprès d’un même acheteur.
Les remises de chèques
Notre conseil : afin que le solde calculé en fin de journée ne corresponde qu’à un solde des espèces en caisse, il est préférable de préparer un bordereau de remise de chèques du jour et d’enregistrer ce montant en sortie sur la caisse, même si vous ne déposez pas immédiatement les chèques à la banque. Le même principe sera appliqué aux cartes bancaires et aux titres-restaurants.
Le paiement de fournisseurs en espèces
Notre conseil : le paiement de fournisseurs en espèces doit rester limité à des achats de faibles montants (ex. achat de timbres ou petites fournitures).
LES OPÉRATIONS D’ARRÊTÉ DE CAISSE
À la fin de chaque journée, le commerçant procède au comptage de sa caisse. Si nos recommandations ont été suivies, le « tiroir-caisse » ne doit plus contenir que des espèces.
Notre conseil : pour vous simplifier ce comptage journalier à la fermeture du point de vente, il existe des matériels permettant le comptage des billets et des espèces.
Une des fonctions de l’agenda de caisse est de calculer le solde théorique des espèces en caisse à la fin de chaque journée, solde qui sera à rapprocher de celui compté dans le « tiroir-caisse ».
Cet agenda peut être manuscrit mais ne peut pas être une feuille de calcul d’un tableur, car il s’agit d’un support informatique modifiable.
Les TPV ou logiciels de caisse proposent également la gestion des sorties, la détermination des soldes quotidiens par moyens de paiement et les éditions de journaux des opérations.
En conclusion, quel que soit le support utilisé, papier ou informatique, le solde d’espèces journalier en caisse doit être vérifié tous les jours et doit correspondre au solde retranscrit dans la comptabilité.
