Embaucher un salarié

Fiducial - Embaucher un salarié

L’activité se développe et le dirigeant souhaite embaucher un salarié. Cette décision très importante entraîne l’obligation de procéder à un certain nombre de formalités.

Le recrutement

Le chef d’entreprise est libre de choisir entre différents modes de recrutement : relations, Pôle Emploi, petites annonces...

Nos recommandations

  • Bien définir le poste concerné et le temps de travail : la définition du poste consiste à résumer par écrit les tâches, les responsabilités et les devoirs attachés au poste. La description des tâches consiste à énumérer les tâches principales, secondaires et occasionnelles qui caractérisent l’emploi. Il convient de préciser aussi le lien hiérarchique qui existe entre ce poste et la hiérarchie immédiate.
  • Bien définir le profil recherché : à partir de la définition du poste à pourvoir, l’employeur doit déduire le profil du candidat idéal. Il doit établir des critères de présélection des candidatures et de sélection du meilleur candidat : les compétences essentielles propres à ce poste, les diplômes souhaités, l’expérience professionnelle nécessaire, les qualités humaines et comportementales requises...
  • Chiffrer le coût global de l’embauche (et pas seulement le coût social) ainsi que le niveau de chiffre d’affaires supplémentaire à réaliser pour couvrir cet emploi. Vous pouvez vous rapprocher de votre conseiller FIDUCIAL pour vous aider à évaluer ce coût.
  • Lors de l’entretien, demander les diplômes, le permis de conduire (si nécessaire pour le poste), le numéro de Sécurité sociale, la carte d’identité ou le titre de travail pour les salariés étrangers. Attention, le titre de séjour doit autoriser son titulaire à exercer une activité salariée sur le territoire national.

Le choix du contrat de travail

Lorsque le candidat est sélectionné, quel que soit le type de contrat, il convient de lui faire signer un contrat de travail.

Contrat à durée indéterminée (CDI)

Si l’emploi correspond à une situation normale de développement de l’entreprise, le salarié doit en principe être recruté sous CDI avec une période d’essai qui pourra être rompue par l’une ou l’autre des parties, en respectant un délai de prévenance.

Nos recommandations

Le contrat de travail doit être signé par le salarié le jour de l’embauche, ou au plus tard dans les 48 heures pour les CDD. A défaut, la remise tardive du CDD ouvre droit à une indemnisation du salarié en cas de contestation voire à une requalification du CDD en CDI si on ne peut apporter la preuve de cette remise.

Contrat à durée déterminée (CDD) et intérim

Lorsque le recrutement correspond à une situation temporaire, il est possible d’avoir recours à un CDD ou à l’intérim. Attention, ces types de contrats ne peuvent être utilisés que dans des cas précis, limitativement énumérés par la loi (remplacement d’un salarié en cas d’absence, accroissement temporaire de l’activité, emplois à caractère saisonnier). De plus, deux renouvellements sont possibles et la durée de ces contrats est en principe de 18 mois maximum (renouvellement inclus).

Il existe aussi des dispositifs ayant pour objectif d’inciter les entreprises à embaucher ou de favoriser l’insertion professionnelle des jeunes et des personnes en difficulté. Ces dispositifs prennent la forme de contrats aidés, c’est-à-dire permettant à l’employeur de bénéficier d’aides financières à l’embauche et/ou d’exonérations de charges sociales.

Nos recommandations

Prendre contact avec votre conseiller FIDUCIAL. Il vous conseillera et vous assistera pour l’établissement du contrat de travail : rémunération du nouveau salarié, réflexion sur le type de contrat, identification de la convention collective applicable.

Les formalités obligatoires liées à l’embauche

Préalablement à l’embauche, l’employeur doit adresser à l’URSSAF ou à la MSA (pour les chefs d’exploitations et d’entreprises agricoles) la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) par Internet (à défaut, par tout autre moyen ; ex. : télécopie). Cette DPAE est un support unique par lequel l’employeur procède à la déclaration du salarié.

Elle permet d’effectuer les formalités suivantes :

  • l’immatriculation de l’entreprise à la Sécurité sociale en tant qu’employeur (pour une première embauche) ;
  • l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale ou à l’organisme compétent ;
  • la demande d’affiliation de l’entreprise à l’assurance-chômage (pour une première embauche) ;
  • la demande d’adhésion à un service de médecine du travail ;
  • la demande de visite médicale d’embauche. En effet, l'employeur dispose de 3 mois afin de planifier la "visite d'information et de prévention" avec son service de santé au travail à l'issue de laquelle les conditions du suivi médical seront organisées. Si le salarié embauché occupe un poste à risque, cette visite doit être organisée avant l'embauche.
  • l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite et de prévoyance complémentaires.

Cette DPAE doit être adressée à l’URSSAF (ou à la MSA) au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’entrée effective du salarié dans l’entreprise.

Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du formulaire, l’URSSAF (ou la MSA) délivre un accusé de réception de cette déclaration qui rappelle les informations y figurant.

A défaut de contestation par l'employeur des informations figurant sur ce document dans un délai de 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document adressé par l'URSSAF (ou la MSA) constitue une preuve de la déclaration.

 

Nos recommandations

  • Pour obtenir des informations sur les aides à l’embauche ou toute autre subvention, interroger votre conseiller FIDUCIAL qui pourra également vous renseigner sur les aides dont vous pourriez bénéficier. Vous pouvez également consulter le site Pôle emploi sur le sujet
  • FIDUCIAL propose également une solution globale pour vous accompagner dans tous les aspects de la paie et de la gestion administrative du personnel : la mission FIDUCIAL PAIE.

Autres formalités à effectuer

  • Affilier le salarié embauché à la caisse de retraite complémentaire et éventuellement à un régime de prévoyance prévu par la convention collective (ou vérifier l’affiliation dans le régime agricole).
  • Depuis le 1er janvier 2016, tous les salariés doivent être couverts au sein de l'entreprise par un régime de prévoyance couvrant les dépenses « frais de santé ». Seul le salarié est en droit d'exercer une demande de dispense d'adhésion, dans des cas strictement limités.
  • Inscrire le salarié embauché sur le registre unique du personnel (tenu dans les locaux).
  • Afficher les informations obligatoires en matière de droit du travail : horaires de travail, convention collective applicable (obligation de disposer de la convention collective à jour dans les locaux de l’entreprise), rappel sur le respect de l’égalité professionnelle entre hommes et femmes et sur le principe de non-discrimination, coordonnées des secours, de l’inspection du travail et de la médecine du travail.
  • Délivrer à chaque salarié embauché (CDI, CDD...) une information sur le droit conventionnel applicable dans l’entreprise. Elle indique les textes conventionnels applicables, l’existence d’un accord d’intéressement, d’un accord de réduction du temps de travail, les modalités de consultation. Dans certaines professions, il est demandé à l’employeur de remettre un exemplaire de la convention à ses employés. 
  • S'assurer auprès de la préfecture de la validité du titre de travail des salariés de nationalité étrangère.

 

Nos recommandations

Votre conseiller FIDUCIAL vous accompagnera dans l’accomplissement de toutes ces formalités.

Autres obligations à remplir

  • Conserver un double des bulletins de paie pendant cinq ans. Cependant, FIDUCIAL conseille de les conserver dix ans ou éventuellement à vie si l’employeur souhaite pouvoir fournir des copies à ses salariés qui les auraient égarés.
  • Tenir un registre des observations et mises en demeure formulées par l’inspection du travail.
  • Tenir à jour le document unique d’évaluation des risques (lire aussi "appliquer les règles d'hygiène et de sécurité")
  • Tenir un registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement.

Rappel sur le travail dissimulé

La loi interdit le travail dissimulé. Celui-ci est caractérisé par l’intention de dissimuler tout ou partie d’un emploi salarié.

Il s’agit notamment des situations suivantes :

  • absence de déclaration préalable à l’embauche 
  • absence de bulletin de paie
  • mention sur le bulletin de paie d’un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement effectué, sauf si cette mention résulte de l’application d’une convention ou d’un accord d’annualisation du temps de travail
  • défaut volontaire de déclaration des salaires et des charges sociales auprès des organismes de recouvrement en matière sociale et fiscale.

Le chef d’entreprise qui fait appel à des sous-traitants peut voir sa responsabilité pénale engagée en cas de recours indirect au travail dissimulé. Il peut également être tenu, sous certaines conditions, au paiement solidaire de sommes dues par une des entreprises auxquelles il a fait appel en cas de travail dissimulé ou d’emploi d’étrangers sans titre de travail.

Sanctions pénales

En cas de travail dissimulé constaté, dans son entreprise ou dans celle d’un de ses sous-traitants, le chef d’entreprise encourt jusqu’à trois ans d’emprisonnement et/ou 45 000 € d’amende et, le cas échéant, des peines complémentaires (interdiction d’exercer l’activité incriminée, confiscation des outils, stocks et machines, affichage ou diffusion du  jugement, exclusion provisoire ou définitive des marchés publics, suppression des exonérations de charges de Sécurité sociale...). Pour les personnes morales, l’amende s’élève à 225 000 €.

Sanctions administratives

En cas de procès verbal relevant une infraction de travail illégal, l'entreprise peut se voir :

  • supprimer les aides publiques (exonération de charges ...),
  • tenue de rembourser les aides perçues,
  • exclus des marchés publics,
  • appliquer un redressement des cotisations sociales sur une base forfaitaire de 25 % du plafond annuel de sécurité sociale (9 933 € pour 2018).

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