Faire face à un contrôle URSSAF

Faire face à un contrôle URSSAF

Le contrôle Urssaf est une réalité du chef d’entreprise. Souvent mal vécu, il n’en est cependant pas moins indispensable.
Une meilleure connaissance de son déroulement, de son objet et une meilleure attention portée aux cotisations dues ne seront qu’un gage de diminution du stress engendré et des risques de contentieux.

Qu’est-ce qu’une « Urssaf » ?

La mission de service public des 22 Urssaf régionales (+ 4 caisses générales de Sécurité sociale (CGSS) des départements d’outre-mer, une Caisse de Sécurité sociale dans le DOM de Mayotte) est d’assurer essentiellement la collecte des cotisations et contributions principalement destinées au financement du régime général. Elles assurent également le recouvrement des cotisations Pôle emploi.

L’ACOSS (Agence centrale des Organismes de sécurité sociale) pilote ce réseau d’Urssaf.

Quelles sont les activités de l’Urssaf ?

Ses activités sont regroupées en quatre grands domaines :

  • l’immatriculation et la gestion des comptes des cotisants ;
  • l’encaissement des cotisations et contributions,
  • le contrôle,
  • le contentieux.

La mission de contrôle est prévue à l’article R. 243-59 du code de la sécurité sociale. Cet article explicite les procédures de contrôle, les garanties offertes aux cotisants, les conséquences et les voies de recours en cas de désaccord avec la décision de l'organisme du recouvrement.

On retrouve d’ailleurs tous ces aspects dans la Charte du cotisant. Un nouveau modèle de charte approuvé par arrêté est applicable depuis le 1er janvier 2017 (disponible sur le site www.urssaf.fr). Cette charte garantit à l’entreprise le bon déroulement de la procédure ainsi que le respect du contradictoire, fondamental en matière de contrôle. Les dispositions contenues dans la charte sont désormais opposables aux organismes effectuant le contrôle.

Quel est l’objet du contrôle Urssaf ?

Il a pour objet de vérifier l’assiette des cotisations. Il portera sur quatre grandes catégories :

  • les erreurs d’application des mesures d’exonération en faveur de l’emploi,
  • les cotisations elles-mêmes,
  • les erreurs sur les rémunérations soumises à cotisations,
  • les frais professionnels.

Les contrôles vont porter sur les cotisations dont la date d’exigibilité est comprise dans les 3 dernières années civiles (sauf infraction de travail illégal : la prescription est de 5 ans).

Comment se déroule un contrôle ?

Les inspecteurs du recouvrement ou contrôleurs ont la possibilité de procéder soit à un contrôle inopiné (dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé) soit à un contrôle de conformité (le cotisant est préalablement informé de la date du contrôle).

Dans les entreprises de moins de 11 salariés, les contrôles peuvent s’effectuer sur pièces dans les locaux de l’Urssaf : l’agent demandera d’apporter, dans les locaux de l’Urssaf, les pièces justificatives ainsi que tout autre document nécessaire à l’accomplissement de sa mission de vérification.

Le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’entreprise. Le contrôle peut néanmoins s’effectuer chez votre expert-comptable en accord avec l’Urssaf.

L’agent peut utiliser, après information du cotisant, le matériel informatique de l’entreprise pour accéder aux données dématérialisées nécessaires au contrôle. La personne contrôlée dispose de quinze jours pour s'opposer par écrit à la mise en oeuvre de traitements automatisés sur son matériel et informer le contrôleur des autres modalités choisies pour communiquer les éléments traités recherchés par l’agent.

Enfin, le contrôleur a le pouvoir d’entendre toute personne salariée de l’entreprise ou toute personne rémunérée par elle.

Les sanctions de l’obstacle à contrôle (refuser de communiquer une information, ne pas répondre ou apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive…) ont été renforcées depuis 2017.

Durée du contrôle
Les contrôles visant des entreprises versant des rémunérations à moins de 10 salariés ou les travailleurs indépendants, ne peuvent, sauf
exceptions, s’étendre sur une période supérieure à 3 mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations. La période de 3 mois peut être prorogée une fois à
la demande expresse de l’employeur contrôlé ou de l’organisme de recouvrement.

Quels sont les différentes étapes du contrôle ?

Tout au long du processus de contrôle, l’employeur bénéficiera de garanties respectant le caractère contradictoire de la procédure :

  • Sauf recherche d’infractions au titre du travail dissimulé, un avis de contrôle, informant le cotisant soit de la demande d’apport des pièces dans les locaux de l’Urssaf, soit de la visite du contrôleur sera envoyé. Cet avis est envoyé au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’agent.
      
  • A l’issue du contrôle, une lettre d’observations est envoyée par l’agent. Elle fait état notamment des éléments contrôlés, des pièces vérifiées et indique la nature, le mode de calcul et le montant des redressements envisagés. Cette lettre mentionne la possibilité d’apporter des réponses aux observations dans le délai de 30 jours à réception de la lettre.
     
  • Dans les 30 jours, le cotisant peut donc faire valoir sa position : il s’agira de vérifier que les constatations du contrôleur correspondent aux éléments contrôlés, de s’interroger sur le bien-fondé de la pratique de l’entreprise : correspond-elle à une interprétation stricte d’une circulaire ministérielle par exemple ou à une décision prise par l’Urssaf (tacite ou expresse) lors d’un contrôle antérieur. En effet, un redressement ne peut porter sur des pratiques qui, ayant fait l’objet d’un précédent contrôle, n’ont pas donné lieu à observations de la part de l’Urssaf. Pour cela, l’organisme doit avoir déjà eu l’occasion de se prononcer en toute connaissance de cause sur ces mêmes éléments et les circonstances de droit ou de fait doivent être inchangées.
     
  • Lorsque la personne contrôlée répond avant la fin du délai de 30 jours, l'agent chargé du contrôle est tenu d’apporter une réponse circonstanciée. S’il maintient sa décision de redressement, l'agent chargé du contrôle transmet à l'organisme effectuant le recouvrement son procès-verbal de contrôle.
     
  • L’Urssaf envoie alors une mise en demeure pour le recouvrement des cotisations : la mise en demeure sera le point de départ notamment du délai pour saisir la commission de recours
    amiable (CRA) auprès de l’Urssaf si l’employeur s’oppose au redressement. Le délai de saisine de la CRA est désormais de 2 mois. A défaut de saisine de la CRA, la personne contrôlée ne pourra plus porter après le contentieux devant le tribunal des affaires de sécurité sociale en première instance. Attention, la saisine de la CRA ne fait pas obstacle à la procédure de recouvrement de l’Urssaf par contrainte si les cotisations réclamées ne sont pas payées dans le délai d’un mois suivant la mise en demeure.

Comment peut-on s’assurer du bon déroulement d’un contrôle Urssaf ?

Sans vouloir « enfoncer des portes ouvertes », en matière de recouvrement, l’anticipation est certainement la meilleure alliée. En effet, une entreprise est contrôlée en moyenne tous les trois ans. Par conséquent on sait qu’il est inéluctable Cependant, la législation sociale est de plus en plus complexe. C’est l’effet pervers de la simplification à la française qui, au lieu de refondre les textes, ajoute des exceptions à des cas généraux.

Aussi, si votre expert-comptable établit les payes pour votre entreprise, il est le garant de la maitrise de vos obligations en matière de cotisations sociales et pourra vous accompagner tout au long des opérations de contrôle.

Transaction
L’employeur peut désormais transiger avec l’Urssaf suite à contrôle ou à retard de paiement sur une période limitée à 4 ans, concernant : les majorations de retard et pénalités, l’évaluation d’éléments d’assiette des cotisations liées aux avantages en nature, en argent et aux frais professionnels, le montant des redressements

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