À 48 ans, Manuela dirige deux boutiques dédiées à l’alimentation, aux accessoires et aux services pour animaux de compagnie en Gironde. À la tête d’une entreprise familiale depuis huit ans, elle travaille aux côtés de sa fille, salariée et responsable de l’une des deux boutiques, tandis qu’elle-même supervise la seconde.
En parallèle de cette activité commerciale, Manuela a également été éleveuse canine pendant près de douze ans, une activité qu’elle a cessée il y a environ deux ans afin de se consacrer pleinement à ses magasins.
Une organisation exigeante et multi-fournisseurs
Avec plus d’une quinzaine de fournisseurs et deux sociétés distinctes à gérer, bien que dédiées à la même activité, Manuela assure elle-même la gestion administrative et comptable de ses structures.
Devis, factures, commandes, gestion des stocks et ventes sont centralisés via un logiciel de caisse. Pour la transmission des pièces comptables à son cabinet, elle utilisait jusqu’alors Scan to FIDUCIAL, le scanner de FIDUCIAL pour scanner et envoyer les documents papier à son cabinet FIDUCIAL, et l’espace client FIDUCIAL Mon Expert-Comptable pour lui transmettre ses factures digitales.
L’arrivée de Facilia : anticiper le changement
Lors d’une réunion d’information organisée par son cabinet FIDUCIAL sur les évolutions réglementaires à venir concernant la réforme de la facturation électronique, la solution Facilia lui est présentée. Les entreprises devront progressivement s’adapter à ces nouvelles modalités de transmission et de gestion de vos factures.
Ayant la possibilité d’y souscrire immédiatement, Manuela fait le choix de ne pas attendre : « J’ai décidé de m’y coller tout de suite. Mon cabinet m’a proposé une formation individuelle, concrète, avec mes propres documents. La formation était gratuite, Facilia offert les premiers mois : une petite économie qui me permet déjà de réaliser un gain de temps non négligeable. »
Un changement d’habitudes positif
Comme toute nouvelle prise en main, l’utilisation de Facilia a d’abord bousculé ses habitudes d’organisation : « Facilia est assez clair d’utilisation, mais le changement de méthode a été perturbant au départ. »
Pendant trois mois, Manuela a dû adapter sa manière de gérer la réception et la transmission des pièces (e-mails, courriers, téléchargements). Là où elle imprimait systématiquement les documents avant de les scanner, elle travaille désormais presque exclusivement en version numérique : « Avant, j’imprimais tout et je scannais tout. Les documents papiers me permettaient de garder sous le coude ceux en attente. Aujourd’hui, je n’imprime quasiment plus. Pour ne rien oublier, je me note les actions à faire (paiements, courriers…). »
Une implication renforcée dans la gestion de son entreprise
L’un des effets inattendus de cette transition est une réappropriation plus fine de la gestion administrative : « Je regarde bien tous les documents que je valide. Il faut les vérifier et compléter avant de les valider. »
Pour cela, la reconnaissance optique des caractères (OCR) incluse dans Facilia l’aide à pré-remplir certains champs, ce qui lui fait gagner du temps au quotidien.
Ce nouveau processus l’amène à analyser chaque pièce avec attention : « Du coup, je retrouve un lien étroit et facilité avec la paperasse qui casse les pieds à un gérant d’entreprise. Les pièces ne sont plus scannées et vite oubliées : elles sont regardées, vérifiées, analysées à la loupe. Bref, c’est une partie du boulot de gérante que j’avais tendance à survoler. »
Une organisation quotidienne plus fluide
Pour optimiser son fonctionnement, Manuela a choisi de traiter les documents au fil de l’eau : « Je m’en occupe un peu tous les jours, au fur et à mesure que je reçois les documents. Une fois que je maîtriserai mieux l’outil, je pourrai regrouper cela sur une ou deux sessions par mois. »
La fonctionnalité qu’elle utilise le plus concerne les factures fournisseurs : « Ce que j’apprécie particulièrement, c’est de pouvoir vérifier en un clic les échéances dues à mes fournisseurs pour le mois. »
Cela constitue un gain de visibilité immédiat, précieux dans la gestion d’une activité multi-fournisseurs.
Une solution recommandée
Face aux nombreuses sollicitations de banques et autres plateformes, Manuela reste convaincue : « Oui, bien sûr que je recommande Facilia, notamment pour son faible coût. J’ai été démarchée par d’autres solutions mais, il n’y a pas photo, aucune ne se compare à Facilia en termes d’efficacité. Ceux qui survolent la paperasse, comme moi avant, y trouveront un vrai bénéfice. Et ceux qui sont déjà très rigoureux l’apprécieront d’autant plus. »
