Payer vos factures fournisseurs en ligne avec Facilia Achats

Vous êtes client de FIDUCIAL Expertise ? Avec Facilia, gagnez du temps dans le traitement de vos factures et payez en ligne vos fournisseurs au bon moment !

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Payer vos factures fournisseurs en ligne, au bon moment

Payer les factures de votre entreprise en temps et en heure est fondamental pour éviter toute pénalité de retard et consolider votre activité.

Dans certains cas, éviter tout retard de paiement de vos factures peut vous permettre d’établir un réel partenariat avec vos fournisseurs, qui seront alors plus à même de se démener pour vous ou de vous accorder des faveurs commerciales.

Mais il est parfois complexe de trouver du temps pour la gestion, de savoir où vous en êtes des paiements, et de naviguer entre vos e-mails et votre compte bancaire.

Comment gagner du temps dans le traitement et le paiement des factures ?

Avec Facilia, réglez vos factures au bon moment en quelques clics en utilisant notre solution de paiement en ligne rapide et sécurisée.

Bénéficiez d’un suivi de vos factures en temps réel (montant dû, échéance de paiement, etc.) pour un contrôle de vos dépenses et un pilotage au plus près de la réalité !

Choisir Facilia, c’est bénéficier d’un outil qui vous aide à vous préparer dès maintenant à la réception de factures électroniques.

En France, les délais de paiement des factures fournisseurs sont encadrés par le Code de commerce. Par défaut, les entreprises doivent régler leurs fournisseurs dans un délai de 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation. Un délai contractuel peut être fixé jusqu'à 60 jours nets ou 45 jours fin de mois, à condition qu'il soit convenu par écrit et ne désavantage pas le fournisseur.

Le non-respect de ces délais expose l'entreprise à des pénalités de retard, calculées à partir de trois fois le taux d'intérêt légal (soit environ 12,96 % en 2024), et à une indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Ces sanctions s’ajoutent au montant dû et peuvent grever vos marges, d’où l’importance de respecter les échéances.

Ces règles visent à protéger les fournisseurs, souvent fragiles dans les chaînes de paiement, en leur garantissant des flux de trésorerie réguliers.

Oui, il est possible de refuser de payer une facture, mais uniquement pour des motifs légitimes. Par exemple, une entreprise peut refuser de régler la facture correspondante si les biens ou services livrés ne sont pas conformes (quantité ou qualité incorrectes), si le montant facturé est incorrect ou si la facture ne respecte pas les obligations légales (comme l'absence de mentions obligatoires).

Toute contestation doit être formulée rapidement par écrit, dans un délai raisonnable. Nous recommandons de le faire sous 6 à 8 semaines, par courrier recommandé avec accusé de réception, accompagné de justificatifs (photos, bons de commande, etc.).

Si le litige n'est pas résolu à l'amiable, le fournisseur peut engager une procédure d’injonction de payer auprès du tribunal compétent, mais l’acheteur peut aussi faire valoir ses preuves en cas de désaccord justifié.

Actuellement, vous pouvez demander une facture papier si cela correspond à vos besoins, à condition que cela soit convenu avec votre fournisseur. Par exemple, un artisan qui gère sa comptabilité manuellement peut exiger ce format pour simplifier son organisation.

Toutefois, avec l’obligation de facturation électronique qui s’appliquera à toutes les entreprises en France d’ici le 1ᵉʳ septembre 2026, ce droit sera progressivement restreint. Toute entreprise devra adapter ses processus pour émettre et recevoir des factures électroniques, et devra donc passer à la dématérialisation de ses factures.

C'est pourquoi il est judicieux de vous doter d'un outil 100% conforme avec la facturation électronique tel que Facilia pour anticiper cette transition et être prêt(e) à satisfaire votre obligation.

Voici les étapes à suivre à réception d'une facture fournisseur :

Effectuez un contrôle de la facture en vérifiant qu'elle comporte toutes les mentions obligatoires et qu'elle correspond à la commande ou au contrat initial (quantité, prix unitaire des marchandises ou de la prestation, etc.).
Enregistrez la facture dans votre logiciel de comptabilité, transmettez-la à votre expert-comptable ou importez-la dans Facilia. À noter que les factures importées dans Facilia sont automatiquement transmises à votre expert-comptable FIDUCIAL. Et en plus, à l'entrée en vigueur de la facturation électronique, vous recevrez vos factures électroniques directement dans Facilia, et n'aurez donc plus besoin de les importer.
Validez la facture.
Effectuez le paiement dans le délai et selon les modalités convenues.

Respecter ces étapes vous garantit une gestion efficace, optimise votre comptabilité, minimise les risques de litige et permet de maintenir des relations commerciales saines.

Les retards de paiement peuvent entraîner des pénalités financières, incluant des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Par exemple, si vous avez une facture de 10 000 € en retard de 30 jours, les pénalités de retard peuvent atteindre 108 € (10 000 € × 12,96 % ÷ 365 × 30 jours), sans compter les 40 € d'indemnité forfaitaire. À grande échelle, ces frais peuvent peser lourdement sur la trésorerie d’une petite entreprise.

Mais les conséquences ne s’arrêtent pas là. Au-delà des sanctions légales, cela peut affecter votre réputation et perturber votre chaîne d’approvisionnement, surtout si vos fournisseurs sont essentiels à votre activité. En effet, cela peut les pousser à suspendre leurs livraisons ou même entraîner des actions en justice. Prenons le cas d’un boulanger qui paie régulièrement en retard son fournisseur de farine : ce dernier pourrait exiger des règlements anticipés ou même refuser une prochaine livraison.

Une bonne gestion de trésorerie et un dialogue proactif avec vos partenaires sont donc indispensables afin de préserver votre activité.

Pour optimiser votre processus de paiement, une solution consiste à digitaliser et automatiser le traitement de vos factures. C'est la fonction principale d'un logiciel de gestion tel que Facilia. Vous pourrez ainsi réduire significativement le temps de traitement des factures, tout en limitant le risque d'erreurs. Un autre avantage de la dématérialisation à souligner est la réduction du coût de traitement des factures grâce à la diminution des tâches manuelles, telles que la saisie des données et la gestion des documents papier.

Ensuite, anticipez vos besoins de trésorerie en utilisant un tableau de suivi prévisionnel. Imaginez un commerçant ayant 20 000 € de dépenses fournisseurs mensuelles. En planifiant ses paiements par échéance (par exemple : 50 % en début de mois, 50 % à la fin), il peut maintenir un solde minimum en banque pour couvrir les imprévus et éviter un découvert coûteux.

Enfin, négociez des délais ou escomptes avec vos fournisseurs. Par exemple, obtenir une réduction de 2 % pour un paiement anticipé de 10 jours peut représenter 200 € d’économie sur une facture de 10 000 €. Ces gains, cumulés sur l’année, vous rendent service en améliorant directement la rentabilité de votre activité.

En adoptant ces approches, vous pouvez optimiser vos processus de paiement et améliorer votre trésorerie, tout en renforçant vos relations avec les fournisseurs.

En tant qu'entreprise assujettie à la TVA, vous pouvez généralement récupérer la TVA sur vos achats professionnels de marchandises ou de prestations, excepté sur certaines dépenses, comme les véhicules de tourisme ou les dépenses de logement. Cependant, son application varie en fonction du régime fiscal de votre entreprise.

Il est essentiel de conserver toute facture, note ou facturette, et de vous assurer qu'elles respectent les mentions légales pour pouvoir récupérer la TVA. Ainsi, pour que la TVA soit récupérable, la facture doit comporter les informations suivantes :

Identité complète du fournisseur et du client : nom, adresse, numéro SIREN.
Numéro de la facture : unique et chronologique.
Date d'émission.
Description des biens ou services fournis.
Montant total hors taxes (HT) et montant de la TVA.
Taux de TVA appliqué.
Mentions légales : "TVA non applicable, article 293 B du CGI" si vous êtes en franchise de TVA.

À noter que si une facture ne mentionne pas la TVA, elle est considérée comme une facture hors taxe. Dans ce cas, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur cet achat. Il est donc crucial de vérifier que vos fournisseurs appliquent correctement la TVA et mentionnent le montant sur leurs factures.