Les moyennes, petites et très petites entreprises peuvent anticiper l’émission de factures électroniques, sans attendre l’échéance obligatoire du 1er septembre 2027. Mais est-ce une bonne option ? Oui, mais assurément pas maintenant. Plusieurs facteurs militent pour une anticipation plus tardive.
Au sommaire :
- Émettre une facture pour être payé, telle est sa raison d’être
- Disposer d’un logiciel de facturation adéquat
- Collecter les adresses électroniques de ses clients
Émettre une facture pour être payé, telle est sa raison d’être
L’émission d’une facture répond à plusieurs finalités, dont l’une des plus importantes n’est autre que la matérialisation de la créance, c’est-à-dire le véhicule permettant son recouvrement. Il est donc impératif que cette facture soit reçue par son destinataire. À défaut, il ne la paiera pas.
Or, à ce jour, en dépit de l’obligation de facturation électronique, moins de 50% des assujettis français à la TVA ont fait le choix d’une Plateforme Agréée et communiqué leur adresse électronique à l’annuaire de la facturation électronique géré par l’État. Et parmi ces bons élèves, la plupart reçoivent encore peu, voire pas, de factures électroniques. Ils consultent donc rarement leur outil de réception, ou seulement plusieurs jours après, et prennent ainsi connaissance tardivement de leurs factures, ce qui repousse leur mise en paiement.
Cette situation oblige aujourd’hui les grandes entreprises à doubler l’émission d’une facture électronique par l’envoi concomitant d’un duplicata par voie postale ou par courriel. Qu’on y soit contraint lorsqu’on est obligé d’émettre une facture électronique, cela s’entend. Mais beaucoup moins lorsqu’on n’y est pas obligé. Ce serait s’imposer un surcoût administratif bien inutile.
Par ailleurs, l’administration fiscale n’a pas terminé d’alimenter l’annuaire de la facturation électronique. Près de 300 000 professionnels de la santé devraient être intégrés à la fin du mois d’octobre 2026. Un nombre élevé de SCI n’y figurent toujours pas. Toutes ces absences retardent d’autant le choix d’une Plateforme Agréée.
Disposer d’un logiciel de facturation adéquat
Un logiciel compatible avec la facturation électronique
Une facture électronique se caractérise par :
- une émission au format dématérialisé,
- selon des normes spécifiques définies par l’État (Factur-X, UBL ou CII),
- et transmise via une Plateforme Agréée.
Le logiciel de facturation doit donc intégrer ces trois dimensions. Or, deux points sont à prendre en considération :
- Cela n’est peut-être pas encore le cas, les éditeurs informatiques s’étant souvent d’abord préoccupés de mettre en conformité les logiciels de gestion de la réception des factures électroniques avant d’engager les développements pour l’émission de factures électroniques.
- Cela ne sera peut-être jamais le cas, l’éditeur renonçant à de tels investissements en raison de leurs coûts.
Un logiciel capable de gérer les statuts des factures
Par ailleurs, le logiciel devra pouvoir gérer les statuts obligatoires, et si possible facultatifs, de façon à optimiser l’administration des factures et de leur encaissement, sans devoir consulter plusieurs outils (un logiciel de facturation, une Plateforme Agréée, voire un logiciel de comptabilité).
Il existe 4 statuts obligatoires :
- « Déposée » à la main de la Plateforme Agréée d’émission (sorte d’accusé de traitement) ;
- « Rejetée » à la main des Plateformes Agréées d’émission et de réception (erreurs techniques ou réglementaires, rendant la facture non conforme) ;
- « Refusée » à la main du client, lorsqu’il la refuse pour différents motifs ;
- « Encaissée » à la main de l’émetteur de la facture pour signaler son paiement.
Il est important que l’émetteur de la facture soit informé rapidement de l’existence potentielle d’un des trois premiers statuts, car ils exigent une action correctrice rapide.
Anticiper le choix et la prise en main de son logiciel
Le délai qui court jusqu’au 1er septembre 2027 doit être mis à profit pour :
- interroger son éditeur informatique sur la conformité de son logiciel, voire sur la date d’une telle conformité ;
- s’interroger sur le choix d’un autre logiciel ;
- voire se doter pour la première fois d’un logiciel de facturation et de gestion des encaissements.
Dans cette dernière hypothèse, avant de se précipiter à produire des factures électroniques, il peut être judicieux de prendre le temps de la découverte et de la prise en main du logiciel.
Collecter les adresses électroniques de ses clients
Pourquoi collecter les adresses électroniques de facturation de ses clients ?
La Plateforme Agréée d’émission transmettra, efficacement et sans erreur, une facture électronique uniquement si on lui a renseigné l’adresse électronique de facturation.
Certes, elle peut la retrouver en consultant l’annuaire de la facturation électronique, à la condition que le client n’en ait pas plusieurs (car elle pourrait ne pas retenir la bonne). Mais si le client n’a pas encore d’adresse de facturation électronique, et donc pas encore choisi de Plateforme Agréée, la facture émise reviendra, après transfert des données à l’administration, avec la mention « NON_TRANSMISE ». Que de pertes de temps !
En outre, le client, notamment une moyenne ou grande entreprise, peut exiger que soit renseignée sur la facture une information complémentaire à l’adresse (code budget, nom d’un service, numéro de commande…) pour automatiser son traitement. Il serait judicieux de s’y conformer si on ne veut pas risquer un « refus » ou une « demande complémentaire », et donc un retard de paiement.
Comment récupérer les informations nécessaires auprès de ses clients ?
Par conséquent, il faut commencer par identifier et distinguer parmi ses clients :
- les assujettis français à la TVA ;
- les assujettis à la TVA des autres pays de l’Union Européenne ;
- les autres.
Pour les assujettis français à la TVA, il conviendra de leur demander :
- leur adresse électronique de facturation ;
- la mention complémentaire d’identification qu’ils voudraient éventuellement voir apparaître sur les factures ;
- leur numéro de TVA intracommunautaire, dès lors qu’ils sont redevables de la TVA (attention, bien qu’il s’agisse d’une mention obligatoire sur les factures de prestations de service, elle ne pourra y être portée que si le destinataire a bien un tel numéro).
Il est aussi possible de récupérer la ou les adresses électroniques de ses clients en interrogeant l’annuaire de la facturation électronique. La recherche par SIREN peut se faire soit client par client, soit par lot pouvant aller jusqu’à 5 000 SIREN.
En conclusion
Anticiper l’émission de facture électronique sans attendre l’échéance de septembre prochain, pourquoi pas. Mais sans précipitation.
Une démarche progressive sur plusieurs mois est à privilégier, qui débute par le choix du logiciel de facturation et de gestion des encaissements, qui se poursuit par la collecte des informations relatives aux clients, et qui se termine, avant tout déploiement, par l’émission de factures électroniques sur quelques clients bien choisis.
Il est sage de laisser les grandes entreprises essuyer les plâtres de la facturation électronique et d’attendre que le plus grand nombre d’assujettis ait choisi une Plateforme Agréée, avant d’anticiper l’émission de factures électroniques.
Démarrer l’émission de factures électroniques avant le second trimestre 2027, c’est prendre le risque de perdre du temps et d’enregistrer des retards de paiement.
