De nombreuses entreprises ne livrent ou ne servent que des particuliers (autrement appelés « consommateurs »). Soit elles gèrent leurs ventes via une caisse, soit elles établissent des factures. Dans ce cas, sont-elles tenues d’émettre des factures électroniques ? Si la réponse est négative, doivent-elles obligatoirement se doter d’un logiciel de facturation ?
Au sommaire :
Facturation à des non-assujettis
La mention « facture » n’est pas une mention obligatoire. Il s’agit d’une définition fonctionnelle. Constitue une facture tout document délivré dans les conditions fixées par la réglementation fiscale et la réglementation économique, et qui comporte toutes les mentions obligatoires, quelle que soit la qualification donnée à ce document (quittance, note, relevé…).
La livraison de biens à un non-assujetti à la TVA n’est pas obligatoirement assortie d’une facture. Un ticket de caisse peut suffire, même si depuis le 1er août 2023, son impression systématique est interdite dans de nombreuses situations.
En revanche, une note doit être délivrée pour toute prestation de services délivrée à un particulier dès lorsqu’elle excède 25 euros TTC. En deçà, elle est facultative, sauf si le client la réclame.
La note comporte certaines mentions obligatoires. Des règles particulières concernent certains services (travaux immobiliers, bâtiment et équipement de la maison, hôtellerie, restauration, réparation automobile, déménagement, auto-école, transport sanitaire…).
En tout état de cause, la facturation à des non-assujettis à la TVA n’est pas soumise à l’obligation d’émettre des factures électroniques.
Faut-il se doter d’un logiciel de facturation ?
Il n’y a aucune obligation d’utiliser un logiciel dédié pour établir des factures à des particuliers. Il sera possible, après le 1er septembre 2027, de continuer à établir les factures manuellement ou à l’aide de logiciels bureautiques, dès lors qu’elles respectent toutes les règles de conformité.
Pour autant, il est largement recommandé de s’équiper.
Les avantages de s’équiper d’un logiciel de facturation
L’utilisation d’un logiciel de facturation présente de nombreux avantages au quotidien :
- existence d’un fichier clients, utile pour lancer des campagnes marketing ;
- gains de temps dans l’établissement des factures ;
- établissement de devis ;
- réduction des erreurs, notamment de calcul ;
- conformité légale ;
- suivi des paiements (visualisation en temps réel des retards, relances automatiques…) ;
- archivage facilité…
À ces bénéfices immédiats, il faudra rajouter, si le logiciel choisi le permet, la réalisation des obligations de e-reporting de transaction et de paiement.
L’obligation de e-reporting de transaction
Le e-reporting de transaction nécessitera, en plus des habituelles déclarations de TVA, l’envoi à l’administration fiscale d’informations :
- trois fois par mois si l’entreprise est au réel normal mensuel ;
- une fois par mois si l’entreprise est au réel normal trimestriel ;
- ou une fois tous les deux mois s’il s’agit d’une microentreprise en franchise de TVA.
Il conviendra de compiler, par période de transmission, les données de facturation :
- par jour ;
- par catégorie : livraisons de biens ou prestations de service ;
- par taux d’imposition : base d’imposition et montant de TVA ;
- et le montant total de TVA collectée.
L’obligation de e-reporting de paiement
Le e-reporting de paiement nécessitera, pour toutes les opérations relevant de la TVA sur les encaissements (prestation de services), l’envoi à l’administration fiscale d’informations :
- une fois par mois si l’entreprise est au réel normal mensuel ou trimestriel ;
- ou une fois tous les deux mois s’il s’agit d’une microentreprise en franchise de TVA.
Il conviendra de compiler, par période de transmission, les données d’encaissement :
- par jour ;
- par taux de TVA ;
- le montant encaissé en euros.
Sans logiciel de facturation, ces e-reportings seront extrêmement chronophages. Alors qu’avec un logiciel dédié, en capacité de gérer les e-reporting, l’envoi à une Plateforme Agréée, chargée de faire l’interface entre l’entreprise et l’administration fiscale, sera totalement automatisé.
En conclusion
Rien ne presse encore pour choisir un logiciel de facturation. Il est cependant sage d’étudier le marché et d’en sélectionner un pour la fin du premier trimestre 2027. Ce logiciel doit être en capacité de :
- gérer les e-reportings automatiquement en liaison avec une Plateforme Agréée (peu importe que ce soit la même que pour la réception des factures fournisseurs) ;
- émettre des factures électroniques, car il n’est pas impossible que l’entreprise contracte à terme avec des clients professionnels ou des administrations.
Bien que les obligations d’e-reporting n’entrent en vigueur que le 1er septembre 2027, et qu’il est inutile de les anticiper, une acquisition préalable permet d’apprivoiser un nouvel outil sans contrainte temporelle.
Si l’entreprise dispose déjà d’un logiciel de facturation, elle devra s’assurer qu’il sera en mesure de satisfaire automatiquement les obligations de e-reporting.
