Le format UBL est un standard utilisé pour structurer et échanger des données dans différents documents commerciaux. Il est notamment utilisé pour les factures électroniques et occupe une place importante dans les échanges automatisés entre entreprises et logiciels.
À retenir
- UBL signifie Universal Business Language.
- Ce standard basé sur le XML permet de structurer les informations des documents commerciaux afin qu’elles puissent être échangées et traitées automatiquement.
- Dans le cadre de la réforme française de la facturation électronique, UBL 2.1 fait partie des formats prévus pour échanger les factures électroniques.
Sommaire
- Qu’est-ce que l’UBL ?
- Comment fonctionne le format UBL ?
- À quoi sert l’UBL dans la facturation électronique ?
- Quelle différence entre UBL, CII et Factur-X ?
- L’UBL est-il compatible avec la réforme de la facturation électronique ?
- Quels sont les avantages de l’UBL pour les entreprises ?
- Comment utiliser le format UBL en pratique ?
Qu’est-ce que l’UBL ?
L’UBL est un standard qui permet de structurer les informations contenues dans des documents commerciaux afin qu’elles puissent être échangées et traitées par différents outils.
UBL signifie Universal Business Language. Développé par l’organisation OASIS, ce standard définit une manière commune d’organiser les données de différents documents commerciaux au format XML. UBL 2.1 est également publié comme norme internationale ISO/IEC 19845:2015.
Dans une facture UBL, les principales informations structurées concernent notamment :
- l’émetteur et au client ;
- le numéro et la date de la facture ;
- les produits ou services facturés ;
- les quantités et les montants ;
- les taux et montants de TVA ;
- les conditions et modalités de paiement.
Dans le cadre de la réforme française de la facturation électronique, UBL 2.1 fait partie des trois formats prévus pour les factures électroniques.
Comment fonctionne le format UBL ?
L’UBL organise les informations de la facture dans un fichier XML selon des règles communes.
Concrètement, contrairement à un simple PDF destiné avant tout à être lu par une personne, un fichier UBL permet à un logiciel d’identifier et de traiter automatiquement les informations de la facture.
Il peut ainsi contenir de manière structurée le numéro de facture, le montant hors taxe, le montant de TVA ou encore les informations relatives au client.
Cette organisation facilite les échanges entre les différents logiciels, outils de gestion et plateformes agréées.
UBL et XML : quelle différence ?
Le XML est un langage informatique permettant d’organiser des données. L’UBL définit quant à lui les règles utilisées pour organiser les informations d’un document commercial dans ce langage. En résumé, XML fournit le langage et UBL précise comment l’utiliser pour structurer un document commercial.
À quoi sert l’UBL dans la facturation électronique ?
L’UBL permet d’organiser les données d’une facture afin qu’elles puissent être reconnues et traitées automatiquement par des logiciels.
Cette structuration permet notamment d’automatiser certaines étapes du traitement des factures et d’intégrer leurs données dans les outils de gestion sans ressaisie manuelle.
Pour une entreprise, cela peut faciliter :
- la création et l’émission des factures ;
- la transmission des informations entre logiciels ;
- la réception des factures fournisseurs ;
- l’intégration des factures dans un logiciel comptable ou un logiciel de gestion ;
- le contrôle des informations transmises ;
- l’automatisation de certains traitements.
Le format UBL facilite ainsi la circulation automatisée des données de facturation entre différents outils.
Quelle différence entre UBL, CII et Factur-X ?
UBL, CII et Factur-X font partie des formats prévus par la réforme française de la facturation électronique. UBL et CII sont principalement conçus pour être traités par des logiciels, tandis que Factur-X associe les données de la facture à un PDF lisible comme une facture classique.
Format | Principe | Structure | Lisibilité |
|---|---|---|---|
| UBL | Universal Business Language | Données structurées en XML | Destiné au traitement informatique |
| CII | Cross Industry Invoice | Données structurées en XML | Destiné au traitement informatique |
| Factur-X | XML + PDF | Données structurées associées à une facture PDF | Lisible par une personne et exploitable par un logiciel |
Le choix dépend notamment des outils utilisés, des besoins de l’entreprise et des possibilités offertes par les solutions et plateformes utilisées pour les échanges.
L’UBL est-il compatible avec la réforme de la facturation électronique ?
Oui, UBL 2.1 fait partie des formats prévus par la réforme française de la facturation électronique, avec CII et Factur-X.
Pour être conforme, il ne suffit toutefois pas qu’une facture soit produite au format UBL : elle doit également respecter les règles de la réforme concernant notamment les informations obligatoires et l’organisation des données.
Pour les opérations relevant de la facturation électronique entre entreprises, la facture doit également être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, selon le circuit prévu par la réforme.
Quels sont les avantages de l’UBL pour les entreprises ?
L’UBL facilite principalement les échanges automatisés de données entre différents logiciels.
Pour une entreprise, son utilisation peut notamment permettre de :
- limiter les ressaisies manuelles et les erreurs associées ;
- accélérer le traitement des factures ;
- faciliter l’intégration des factures dans les logiciels comptables ;
- automatiser les échanges entre différents outils ;
- faciliter la dématérialisation de la facturation.
UBL est également utilisé pour certains échanges internationaux, notamment au sein du réseau Peppol, où il sert notamment à échanger des factures et des avoirs électroniques.
Comment utiliser le format UBL en pratique ?
En pratique, vous n’avez généralement pas à créer vous-même un fichier UBL ou XML : votre logiciel de facturation ou votre solution de gestion peut générer automatiquement les données nécessaires et les transmettre selon les modalités prévues pour la facturation électronique.
Pour vérifier la compatibilité de votre organisation, vous pouvez notamment vous assurer que :
- votre logiciel prend en charge les formats requis ;
- votre logiciel peut intégrer toutes les informations nécessaires à vos factures ;
- votre organisation permet de transmettre et de recevoir les factures via une plateforme agréée, directement ou par l’intermédiaire de votre logiciel ou solution de gestion ;
- les échanges avec vos clients et fournisseurs peuvent être automatisés ;
- les informations peuvent être intégrées à votre comptabilité.
Pour les entreprises qui souhaitent centraliser leur gestion, Facilia permet de gérer les factures clients et fournisseurs depuis un seul espace et est connecté à la plateforme agréée FIDUCIAL.
Cette connexion permet à Facilia de s’inscrire dans le dispositif de facturation électronique et de faciliter la gestion des échanges de factures depuis un même outil.
