Le cycle de vie d’une facture électronique correspond aux différentes étapes de son traitement, de son émission à son suivi jusqu’à son éventuel encaissement, rejet ou refus. Il vous permet de savoir où en est chaque facture et d’identifier rapidement les situations à traiter.
À retenir :
- Le cycle de vie d’une facture électronique repose sur des étapes de traitement et sur des statuts permettant d’en suivre l’évolution : Dépôt, Rejet, Refus et Encaissée.
- Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission dépend ensuite de leur taille.
- Les plateformes agréées assurent l’acheminement des factures électroniques, la mise à jour ou la circulation de certains statuts et la transmission des informations nécessaires au suivi de leur cycle de vie.
- Pour bien suivre vos factures électroniques, vous devez notamment surveiller leurs statuts et traiter les situations qui nécessitent une action de votre part, que vous soyez émetteur ou destinataire.
Sommaire
- Qu’est-ce que le cycle de vie d’une facture électronique ?
- Quelles obligations des entreprises concernent le cycle de vie des factures électroniques ?
- Quelles sont les étapes du cycle de vie d’une facture électronique ?
- Quels sont les statuts du cycle de vie d’une facture électronique ?
- Qui intervient dans le cycle de vie d’une facture électronique ?
- Comment suivre le cycle de vie de vos factures électroniques ?
Qu’est-ce que le cycle de vie d’une facture électronique ?
Le cycle de vie d’une facture électronique désigne l’ensemble des étapes qu’elle parcourt et des statuts qui permettent d’en suivre l’évolution, depuis son émission jusqu’à sa conservation, en passant notamment par son dépôt, son acheminement, son éventuel refus ou rejet et, pour les opérations concernées, son encaissement.
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, ce suivi repose notamment sur quatre statuts réglementaires : « Dépôt », « Rejet », « Refus » et « Encaissée ».
Ces statuts matérialisent certains événements du parcours de la facture et permettent d’en suivre l’évolution. Leur signification et les principales étapes du parcours sont détaillées ci-dessous.
Quelles obligations des entreprises concernent le cycle de vie des factures électroniques ?
Vos obligations en matière de facturation électronique dépendent notamment de la taille de votre entreprise : si vous êtes assujetti à la TVA en France, vous devez déjà pouvoir recevoir des factures électroniques, tandis que la date à laquelle vous devez en émettre varie selon votre catégorie d’entreprise.
À partir de quand devez-vous recevoir et émettre des factures électroniques ?
| Taille d’entreprise | Réception des factures électroniques | Émission des factures électroniques et e-reporting |
|---|---|---|
| Grandes entreprises et ETI | Depuis le 1er septembre 2026 | Depuis le 1er septembre 2026 |
| PME et micro-entreprises | Depuis le 1er septembre 2026 | À compter du 1er septembre 2027 |
Si vous dirigez une PME ou une micro-entreprise, vous devez donc pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, alors que votre obligation d’en émettre ne s’appliquera qu’à compter du 1er septembre 2027.
Pour être en conformité, vous devez notamment disposer d’une plateforme agréée pour recevoir vos factures électroniques et, lorsque votre obligation d’émission s’applique, pour transmettre vos factures électroniques à vos clients.
En pratique, vous devez également organiser le suivi de leur cycle de vie, notamment afin de pouvoir identifier rapidement une facture rejetée ou refusée et poursuivre son traitement.
Que se passe-t-il si vous n’avez pas désigné de plateforme agréée ?
Si vous n’avez pas désigné de plateforme agréée pour la réception, vous ne pouvez pas recevoir vos factures électroniques dans le cadre réglementaire prévu par la réforme.
L’administration peut alors vous mettre en demeure de régulariser votre situation dans un délai de trois mois. À défaut de régularisation, une amende de 500 € s’applique, puis une amende de 1 000 € peut être appliquée après chaque nouvelle période de trois mois suivant une mise en demeure restée infructueuse
Quelles sont les étapes du cycle de vie d’une facture électronique ?
Le cycle de vie d’une facture électronique comprend plusieurs étapes, de sa création à sa conservation. Certains moments de ce parcours sont matérialisés par des statuts réglementaires.
Les principales étapes sont les suivantes :
- Création et émission : l’émetteur établit la facture à partir de son logiciel ou de sa solution de facturation.
- Dépôt : la facture est transmise à la plateforme agréée de l’émetteur. Son acceptation par celle-ci correspond au statut réglementaire « Dépôt ».
- Acheminement et mise à disposition : la facture est transmise à la plateforme agréée du destinataire, qui la met à sa disposition. L’acheminement s’appuie sur un annuaire central utilisé dans le cadre du dispositif public de facturation électronique. Ce dispositif comprend notamment le portail public de facturation (PPF), mis à disposition par l’État, tandis que l’annuaire permet d’orienter la facture vers la plateforme agréée du destinataire.
- Traitement par le destinataire : le destinataire examine la facture et peut, lorsqu’il y a lieu, la refuser.
- Encaissement : pour les opérations concernées par l’obligation de transmission des données de paiement, l’émetteur renseigne les informations requises lors de l’encaissement. Le statut « Encaissée » permet alors de suivre cet événement.
- Conservation : la facture est conservée conformément aux règles qui lui sont applicables. L'archivage constitue une étape de la gestion de la facture, mais pas un statut réglementaire.
Quels sont les statuts du cycle de vie d’une facture électronique ?
Quatre statuts réglementaires structurent le suivi du cycle de vie d’une facture électronique : Dépôt, Rejet, Refus et Encaissée. Ils permettent d’identifier certains événements importants dans le traitement de la facture.
Que signifient les quatre statuts réglementaires ?
| Statut | Signification |
|---|---|
| Dépôt | La facture est acceptée par la plateforme agréée de l’émetteur et sa date de dépôt est enregistrée. |
| Rejet | La facture est rejetée par la plateforme agréée de l’émetteur ou du destinataire lorsque son format ou les contrôles réglementaires applicables ne sont pas conformes. |
| Refus | Le destinataire refuse la facture après sa réception. |
| Encaissée | Pour les opérations concernées, ce statut permet d’intégrer les données de paiement au suivi réglementaire de la facture et de les transmettre à l’administration. |
Quelle différence entre un rejet et un refus ?
Le rejet et le refus interviennent à des moments différents. Le rejet est effectué par une plateforme agréée lorsque la facture ne satisfait pas aux formats ou aux contrôles réglementaires applicables. Le refus intervient après réception de la facture et relève du destinataire.
Par exemple, le destinataire peut refuser une facture qui ne lui est pas destinée, qui comporte une erreur sur les prestations ou les montants facturés, ou qui concerne une commande qu’il ne reconnaît pas.
Cette distinction est importante pour savoir comment réagir :
- En cas de rejet, il faut identifier l’anomalie ayant empêché la facture de franchir les contrôles de la plateforme.
- En cas de refus, le motif du refus doit être identifié afin que les parties concernées puissent déterminer la suite à donner à la facture.
Quels sont les statuts complémentaires du cycle de vie d’une facture électronique ?
D’autres statuts peuvent compléter les quatre statuts réglementaires afin d’affiner le suivi opérationnel du parcours de la facture. Ils peuvent par exemple signaler sa mise à disposition, sa prise en charge ou son approbation.
Ces statuts permettent d’obtenir une vision plus détaillée du traitement de la facture entre les différents événements réglementaires. Les statuts disponibles et leur utilisation peuvent dépendre du dispositif de suivi proposé par votre solution et votre plateforme agréée.
Qui intervient dans le cycle de vie d’une facture électronique ?
Le cycle de vie d’une facture électronique implique principalement l’entreprise émettrice, l’entreprise destinataire et leurs plateformes agréées, chacune intervenant à différents moments du traitement de la facture.
Les plateformes agréées assurent notamment l’acheminement des factures électroniques entre l’émetteur et le destinataire. Elles mettent à jour les statuts « Dépôt » et « Rejet », tandis que le destinataire peut renseigner le statut « Refus » et, pour les opérations concernées, l’émetteur le statut « Encaissée ».
En tant que dirigeant de TPE, votre plateforme agréée vous permet d’échanger vos factures électroniques et d’accéder aux informations nécessaires au suivi de leur cycle de vie, que vous soyez émetteur ou destinataire.
Comment suivre le cycle de vie de vos factures électroniques ?
Pour suivre le cycle de vie de vos factures électroniques, vous devez pouvoir consulter leurs statuts et organiser le traitement des situations qui nécessitent une intervention, notamment en cas de rejet ou de refus.
Quelles actions mettre en place pour suivre vos factures électroniques ?
En pratique, vous devez notamment :
- vérifier les informations nécessaires à l’émission de vos factures et celles utiles à la bonne réception de celles qui vous sont adressées ;
- consulter régulièrement leurs statuts ;
- en cas de rejet ou de refus, identifier sa cause et déterminer l’action à mener selon votre rôle dans le traitement de la facture ;
- lorsque vous êtes émetteur et concerné par la transmission des données de paiement, renseigner et suivre les encaissements.
Que faire en cas de rejet ou de refus ?
En cas de rejet ou de refus, vous devez d’abord en identifier la cause afin de déterminer l’action à mener selon que vous êtes émetteur ou destinataire. Une correction de la facture peut notamment être nécessaire côté émetteur, tandis qu’un refus relève d’une décision du destinataire qui doit être prise en compte dans la suite donnée à la facture.
Une prise en charge rapide de la situation permet d’éviter qu’une facture reste sans suite et contribue à limiter les retards dans son traitement ou son règlement.
Quel rôle joue votre logiciel dans le suivi du cycle de vie ?
Votre logiciel joue également un rôle dans ce suivi. Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, de gestion ou de comptabilité, vous ne devez pas nécessairement en changer : il peut continuer à être utilisé s’il est compatible avec le dispositif et relié à une plateforme agréée.
Vous devez donc vérifier que votre solution vous permet d’accéder aux informations nécessaires au suivi de vos factures émises comme reçues, notamment à leurs différents statuts.
C’est notamment le cas de Facilia, logiciel de facturation en ligne connecté à la Plateforme Agréée FIDUCIAL, qui permet de gérer votre e-invoicing et e-reporting en toute conformité.
