La dématérialisation des factures transforme la manière dont les entreprises créent, transmettent, traitent et conservent leurs documents. Pour un dirigeant, l’enjeu est à la fois pratique et réglementaire, avec la généralisation progressive de la facturation électronique.
À retenir :
- Une facture dématérialisée désigne, de manière générale, une facture gérée sous forme numérique.
- Elle peut prendre différentes formes, par exemple un PDF, une facture numérisée ou un fichier comportant des données structurées.
- Elle doit respecter les règles applicables à la facturation et être conservée dans des conditions garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité.
- Une facture dématérialisée ne doit pas être confondue avec une facture électronique, qui répond à des exigences spécifiques de format, de données et de transmission.
Sommaire :
- Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
- Quelle différence entre facture dématérialisée et facture électronique ?
- Une facture dématérialisée a-t-elle la même valeur qu’une facture papier ?
- Facture dématérialisée ou facture électronique : quelles obligations pour votre entreprise ?
- Quels sont les avantages et les points de vigilance d’une facture dématérialisée ?
- Comment conserver et archiver une facture dématérialisée ?
- Comment dématérialiser les factures de votre entreprise ?
- Quel logiciel choisir pour dématérialiser et gérer vos factures ?
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est une facture gérée sous forme numérique, notamment pour son émission, sa transmission, sa réception ou sa conservation. La notion est plus large que celle de facture électronique : cette dernière répond à des exigences spécifiques dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
Quels formats peut prendre une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée peut notamment prendre la forme d’un fichier PDF généré par un logiciel de facturation, d’un document papier numérisé ou d’un fichier comportant des données structurées.
Puis-je envoyer une facture PDF par e-mail ?
Une facture au format PDF peut encore être transmise par e-mail lorsque l’opération n’est pas soumise à l’obligation de facturation électronique, notamment pour certaines opérations avec des particuliers ou des clients établis à l’étranger.
En revanche, un PDF ordinaire envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Pour les opérations concernées par l’e-invoicing, elle doit être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.
Quelle différence entre facture dématérialisée et facture électronique ?
Une facture dématérialisée est une facture sous forme numérique, tandis qu’une facture électronique répond aux exigences spécifiques de la réforme pour les opérations entrant dans son champ.
Facture dématérialisée | Facture électronique |
|---|---|
| Facture sous forme numérique | Facture répondant aux exigences de la réforme |
| Peut notamment prendre la forme d’un PDF | Comporte un socle de données sous forme structurée |
| Peut être transmise selon différents procédés | Est transmise par l’intermédiaire d’une plateforme agréée |
| La dématérialisation seule ne suffit pas à respecter la réforme | S’inscrit dans le dispositif prévu par la réforme |
Les formats utilisés pour la facturation électronique comprennent UBL, CII et Factur-X.
Une facture dématérialisée a-t-elle la même valeur qu’une facture papier ?
Une facture dématérialisée peut constituer un justificatif valable au même titre qu’une facture papier, dès lors qu’elle respecte les règles applicables à la facturation et à sa conservation.
Elle doit comporter les mentions obligatoires applicables et respecter les conditions permettant de garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité.
Facture dématérialisée ou facture électronique : quelles obligations pour votre entreprise ?
Les entreprises assujetties à la TVA doivent désormais pouvoir recevoir des factures électroniques et, selon leur taille, les émettre pour certaines opérations entre entreprises, avec une obligation d’émission à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
D’autres opérations, notamment celles réalisées avec des particuliers ou certains clients établis à l’étranger, relèvent du e-reporting. Des données de paiement doivent également être transmises dans certains cas.
Les factures et les données concernées par la réforme doivent être transmises par une plateforme agréée.
Quels sont les avantages et les points de vigilance d’une facture dématérialisée ?
La dématérialisation simplifie la gestion quotidienne des factures, mais nécessite de veiller notamment à leur sécurité, à leur conservation et à la conformité des outils utilisés, notamment avec la facturation électronique.
Elle peut notamment permettre de :
- centraliser les factures et faciliter leur classement, leur archivage et leur consultation ;
- automatiser certaines tâches et réduire les saisies manuelles ;
- améliorer le suivi des échéances et des règlements ;
- faciliter les échanges avec votre expert-comptable.
Comment conserver et archiver une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée doit être conservée de manière à garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité pendant toute la durée de conservation applicable.
Sur le plan fiscal, les factures doivent en principe être conservées pendant six ans.
Lorsqu’elle est électronique, elle doit être conservée dans les conditions applicables à son format d’origine. Au format papier, elle peut être numérisée et conservée sous forme dématérialisée si les conditions permettant d’en garantir une reproduction conforme sont respectées.
Comment dématérialiser les factures de votre entreprise ?
Pour dématérialiser les factures de votre entreprise, il faut organiser leur création, leur réception, leur traitement et leur conservation à l’aide d’outils numériques adaptés.
Vous pouvez notamment :
- choisir un logiciel permettant de créer, recevoir et centraliser vos factures ;
- organiser leur transmission et leur traitement, notamment leur validation et leur suivi ;
- prévoir leur archivage dans des conditions adaptées aux règles de conservation ;
- vérifier la compatibilité de vos outils avec la facturation électronique.
Quel logiciel choisir pour dématérialiser et gérer vos factures ?
Choisissez un logiciel adapté à votre organisation, capable de gérer vos factures et de s’intégrer à vos outils comptables ainsi qu’aux dispositifs de facturation électronique applicables.
Vous pouvez notamment vérifier :
- les fonctionnalités de création et de gestion ;
- la prise en charge des formats nécessaires ;
- la connexion à une plateforme agréée ;
- le suivi des paiements et des statuts ;
- l’intégration avec votre comptabilité.
Pour une TPE, une solution connectée à une plateforme agréée (PA) peut donc permettre de centraliser plusieurs étapes. Facilia est notamment connecté à la PA FIDUCIAL Cloud et permet de gérer les factures clients et fournisseurs ainsi que leur suivi dans un même environnement.
