Le carnet de commandes se remplit, les clients exigent plus de réactivité, les projets s’accumulent.
Vous avez repoussé le sujet depuis des mois, cette fois il va falloir vous lancer : vous allez embaucher un premier salarié.
Souvent source d’inquiétude, la première embauche ouvre la porte à un univers d’obligations légales et de responsabilités nouvelles : faisons le point !
Choisir le bon type de contrat pour le premier salarié
Avant même de rédiger une annonce, vous devez vous interroger sur le cadre juridique dans lequel vous allez recruter.
Beaucoup de dirigeants pensent d’emblée au CDI, ce contrat perçu comme la norme. Pourtant, ce n’est pas toujours l’option la plus adaptée. Un CDD peut convenir si l’activité connaît un pic ponctuel, mais attention : employer un salarié en CDD sur un poste structurel ouvre la voie à une requalification en CDI.
D’autres pistes existent : le temps partiel, qui permet de tester progressivement la charge de travail, ou encore l’alternance, particulièrement peu coûteuse compte tenu des nombreuses réductions de charges (un alternant Bac+2 peut coûter moins de 500 € / mois charges comprises).
Chaque choix contractuel a des conséquences financières et organisationnelles. Pour les mesurer, mieux vaut poser les chiffres à plat et comparer, noir sur blanc, le coût d’un temps plein, d’un temps partiel ou d’un alternant… sans négliger le cas échéant votre obligation de formation !
Quelles démarches administratives pour une première embauche ?
Décider d’embaucher ne suffit pas : l’entreprise doit être administrativement prête.
Cela commence par la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), qui doit être transmise à l’URSSAF avant l’arrivée du salarié.
Cette formalité signale l’embauche aux organismes sociaux et déclenche l’affiliation aux différents régimes.
À ce stade, vous devez également adhérer à un service de santé au travail. En effet, la médecine du travail devient obligatoire dès le premier salarié, avec une visite médicale dans les trois premiers mois.
Depuis 2016, une mutuelle collective doit également être proposée.
Quant aux titres-restaurant, ils ne sont pas obligatoires. Cependant, l’employeur doit apporter une solution : mettre en place une cantine, adhérer à un restaurant d’entreprise collectif, ou verser une prime de déjeuner à ses salariés.
Dans tous les cas, l'employeur doit prévoir un espace sur le lieu de travail pour la pause déjeuner des salariés (il est interdit de déjeuner sur son poste de travail…).
Contrat et paie : un formalisme à respecter
Vient ensuite l’étape du contrat de travail, un texte qui engage autant l’employeur que le salarié.
Il doit préciser la fonction, le lieu de travail, la durée hebdomadaire, le salaire brut, mais aussi la période d’essai. À cela peuvent s’ajouter des clauses plus spécifiques : télétravail, mobilité, non-concurrence.
Beaucoup de dirigeants de petites structures cèdent à la tentation du modèle trouvé sur Internet. Erreur : selon le secteur d’activité, les conventions collectives peuvent rendre caducs nombre de modèles génériques.
Pour une première embauche, l’appui d’un expert-comptable ou d’un juriste vaut largement l’investissement.
Les fiches de paie doivent être établies chaque mois et dans les règles. Certains choisissent d’investir dans un logiciel agréé, d’autres préfèrent externaliser la paie à leur expert-comptable. Dans les deux cas, la déclaration sociale nominative (DSN) est obligatoire et doit être envoyée chaque mois à l’URSSAF.
Santé et sécurité, même pour un travail de bureau.
On s’imagine souvent que les obligations en matière de sécurité concernent uniquement le BTP ou l’industrie. C’est faux.
Même dans une petite structure de services, la réglementation impose un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, le DUERP. L’objectif est d’identifier les risques (ergonomie du poste, stress, horaires…) et de prévoir des mesures de prévention.
La visite médicale d’embauche relève de la même logique : protéger le salarié et responsabiliser l’employeur.
Bien évidemment, si l’activité comporte des risques particuliers, les équipements de protection (casques, gants, chaussures de sécurité…) doivent être fournis par l’employeur.
L’intégration : transformer l’embauche en réussite
Signer un contrat ne suffit pas. L’expérience montre qu’un accompagnement structuré réduit drastiquement le turn-over et favorise l’engagement, quel que soit le niveau ou l’expérience du premier salarié.
En présentant l’entreprise à son salarié, le dirigeant ne doit pas hésiter à aller au-delà du strict nécessaire : partager des choix stratégiques, rencontrer des clients ou des fournisseurs…
L’idée n’est pas d’en faire un associé mais de lui donner une vision d’ensemble, ce qui sera bénéfique à toutes les parties.
Structurer progressivement ses processus RH
Enfin, le premier salarié agit comme un déclencheur. C’est dès ce moment qu’il faut poser les bases d’une gestion des ressources humaines, même artisanale.
Au début, un simple tableau Excel suffira pour suivre les congés, absences et formations. Plus tard, on pourra migrer vers des outils spécialisés, mais l’habitude d’enregistrer les données dès le départ évite les oublis et les conflits.
Gardez en tête que les obligations évoluent avec la taille : à partir de onze salariés, par exemple, un Comité Social et Économique (CSE) doit être mis en place (voir notre article dédié sur les seuils sociaux à connaître).
Une checklist pour avancer en confiance
Embaucher son premier salarié, c’est franchir une frontière. L’entreprise cesse d’être l’histoire d’un individu pour devenir une aventure collective.
Cette étape demande de la préparation, une bonne dose d’administratif et de la trésorerie, mais elle ouvre aussi de nouvelles perspectives.
Récapitulons !
✅ La checklist du premier salarié
Avant l’embauche
☐ Définir précisément le besoin (CDI, CDD, temps partiel, alternance…).
☐ Évaluer le coût réel (salaire brut + charges).
☐ Immatriculée à l’URSSAF comme employeur.
Démarches administrative.
☐ Effectuer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).
☐ Adhérer à la médecine du travail.
☐ Mettre en place une mutuelle collective obligatoire.
☐ Vérifier la convention collective applicable
Contrat et paie
☐ Rédiger un contrat conforme (poste, durée, salaire, période d’essai).
☐ Ajouter, si nécessaire, des clauses spécifiques (télétravail, mobilité, etc.).
☐ Organiser la paie : bulletin mensuel + Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Santé et sécurité
☐ Planifier la visite médicale d’embauche.
☐ Rédiger le Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP).
☐ Fournir les Équipements de Protection Individuelle (EPI) si requis
Intégration et suivi
☐ Préparer l’accueil du salarié (poste, outils, présentation de l’équipe).
☐ Expliquer les processus et aller au-delà de la fiche de poste.
☐ Organiser des points réguliers au démarrage.
☐ Suivre congés, absences et formations via un simple tableau au début.