Certaines erreurs fréquentes coûtent cher : TVA oubliée, justificatifs manquants, dépenses non déductibles… Résultat : des charges refusées, une trésorerie malmenée et des redressements pourtant évitables.
Voici les 7 pièges les plus courants, et les bons réflexes à adopter pour y échapper.
1. Confondre dépenses perso et pro : l'erreur n°1 des indépendants
C’est l’écueil le plus courant, et aussi le plus risqué.
En début d’activité notamment, il est tentant de régler une dépense professionnelle avec sa carte personnelle, ou l’inverse, “en attendant d’ouvrir un compte pro”.
Après tout, lorsque l’on est le seul actionnaire de l’entreprise, où est le risque ?
Erreur ! En effet, même lorsque vous êtes le seul associé, vous devez respecter la bonne séparation entre la personne physique que vous êtes et la personne morale que vous dirigez.
Si vous avez payé des dépenses personnelles avec la carte professionnelle, pas de panique, tout peut s’arranger en comptabilité. Mais cette erreur complique la comptabilité, et en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, donne un très mauvais signal.
Cette exigence vaut même pour les micro-entrepreneurs (auto-entrepreneurs) qui, bien que dispensés d’une comptabilité complète, doivent pouvoir justifier la nature professionnelle de leurs opérations.
👉 Les bons réflexes :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel dédié dès la création.
- Utiliser systématiquement une carte distincte pour les dépenses professionnelles.
- En cas de mélange entre dépense pro et perso, corriger immédiatement.
2. Oublier les justificatifs : la facture ou rien
Aux yeux de l’administration fiscale, une dépense non justifiée est une dépense fictive. Peu importe qu’elle soit réelle, professionnelle ou indispensable à votre activité : sans facture conforme, elle ne sera ni déductible, ni récupérable en TVA.
Voici les erreurs les plus fréquentes :
- Présenter un ticket de carte bancaire au lieu d’une facture.
- Fournir un document intitulé “reçu” ou “proforma”, sans les mentions obligatoires (nom de l’émetteur, date, adresse, numéro de TVA, montant TTC…).
- Conserver uniquement l’email de confirmation, sans pièce jointe officielle.
👉 Les bons réflexes :
- Exiger systématiquement une facture au nom de votre entreprise, même pour les achats ponctuels ou en ligne.
- Numériser les justificatifs dès réception et les classer dans un espace sécurisé, idéalement relié à votre outil comptable.
- Lier chaque dépense à sa pièce (facture ou note de frais), y compris si l’achat a été réglé personnellement par un associé. Dans ce cas, une note de frais bien documentée est indispensable pour justifier le remboursement.
3. Mal gérer ses notes de frais : sans méthode, pas de déduction
Lorsque vous payez une dépense professionnelle avec vos fonds personnels (un déplacement client, un repas, un achat de fournitures…) vous pouvez vous faire rembourser par l’entreprise.
Mais à une condition : respecter un formalisme strict. Sinon, la dépense devient non déductible, et votre société ne pourra ni la passer en charge, ni récupérer la TVA.
Les erreurs les plus fréquentes :
- Notes de frais non datées, incomplètes ou sans indication du motif.
- Justificatifs absents ou non valables (ticket sans mention de TVA, simple mail de confirmation…).
- Barèmes erronés : frais kilométriques calculés avec un taux obsolète ou véhicule mal déclaré.
- Dépenses hors cadre légal : repas avec un proche, cadeaux non justifiés, trajets domicile-travail assimilés à de la vie privée.
👉 Les bons réflexes :
- Tenir une note de frais mensuelle formalisée, même si vous êtes seul dans la structure.
- Respecter les barèmes URSSAF actualisés le contexte (repas, hébergement, barème kilométrique…).
- Pour chaque invitation : préciser le lieu, la date, le motif, les personnes présentes.
- Conserver tous les justificatifs au format numérique ou papier pendant 6 ans.
4. Oublier de récupérer la TVA : un perte évitable
Si vous êtes assujetti à la TVA, alors la TVA payée sur vos dépenses et vos investissements est déductible : vous la récupérez périodiquement auprès de l’administration fiscale.
Mais ici encore, être assujetti ne suffit pas : pour pouvoir déduire la TVA, vous devez respecter un formalisme strict.
Les erreurs fréquentes :
- Accepter une facture sans mention de TVA, ou mal libellée (absence de numéro de TVA de l’émetteur de la facture, adresse incomplète, montant TTC non ventilé entre HT et TVA…).
- Calculer soi-même la TVA à partir d’un ticket ou d’un reçu incomplet : c’est interdit. Le montant doit être mentionné clairement.
👉 Les bons réflexes :
- Vérifiez que chaque facture comporte les mentions obligatoires, et qu’elle provient d’un fournisseur assujetti à la TVA.
- La TVA non récupérable par défaut sur : véhicules de tourisme, frais de logement, restauration, billets de train (sauf exceptions précises).
Attention : le fait qu’une dépense soit déductible fiscalement n’entraîne pas systématiquement la récupération de la TVA !
5. Immobilisation ou charge : ce n’est pas un choix
L’achat d’un ordinateur, d’un mobilier ou d’un équipement professionnel n’est pas automatiquement une charge.
Au-delà d’un certain seuil (souvent 500 € HT), ces biens doivent être immobilisés, c’est-à-dire inscrits à l’actif du bilan et amortis sur plusieurs années, selon un barème établi par l’administration, correspondant à la durée de vie théorique du matériel.
Cela aura pour effet d’étaler la charge dans le temps plutôt que de la faire porter sur l’année en cours uniquement.
Confondre charge et immobilisation n’est pas anodin : cela revient à mal calculer le résultat imposable, et donc à minimiser son impôt de l’année courante !
👉 Les bons réflexes :
- Appliquer systématiquement les seuils définis par l’administration ou votre expert-comptable.
- Tenir un registre des immobilisations avec pour chaque bien immobilisé la date d’acquisition, la valeur, la durée d’usage et la valeur résiduelle après amortissements.
- Comptabiliser l’amortissement annuel rigoureusement, selon la méthode définie avec votre expert comptable (amortissement linéaire ou dégressif).
6. Trésorerie de fin d’année : chercher des charges n’a pas de sens
Beaucoup de professionnels pensent encore qu’il faut “chercher des charges” en décembre pour réduire leur impôt. Mauvais calcul.
Une dépense précipitée et non nécessaire peut déséquilibrer la trésorerie, tout en étant mal enregistrée comptablement. Pire : elle peut nuire à votre image bancaire ou compliquer un futur financement.
N’oubliez pas que votre bilan de fin d’année sera scruté par les banques et vos partenaires !
Exemples fréquents :
- Règlement anticipé de factures pour “gonfler les charges” (inutile, voire nuisible en comptabilité d’engagement).
- Achat de matériel qui se retrouve finalement en immobilisation (donc quasiment sans effet sur la fiscalité de fin d’année).
- Baisse de résultat fiscal à court terme uniquement, sans prise en compte de l’intégralité des paramètres (cotisations, crédibilité pour obtenir un prêt…).
👉 Le bon réflexe :
- Étaler ses investissements de manière rationnelle, en fonction des besoins et de la capacité de l’entreprise.
- Discuter en amont avec son banquier ou son expert-comptable pour optimiser son résultat sans déséquilibrer l’entreprise.
- Suivre mensuellement un plan de trésorerie prévisionnel, même simple.
7. Mal adapter ses pratiques à son statut : chacun ses règles !
Les règles comptables et fiscales varient fortement selon votre statut : en micro-entreprise, en EURL, en SASU, en BNC… ce qui est autorisé dans un cadre peut être totalement interdit dans un autre.
Quelques exemples typiques :
- Auto-entrepreneur : les déductions sont forfaitaires : inutile de conserver vos justificatifs pour déclarer vos charges.
- SASU avec dirigeant assimilé salarié : les dépenses doivent être remboursées via note de frais, pas récupérées en compte courant d’associé.
- EURL à l’IR : l’entrepreneur est personnellement imposé sur le bénéfice de l’entreprise, indépendamment des sommes réellement prélevées. Inutile de décaler la rémunération via les réserves
Or, beaucoup de dirigeants continuent d’appliquer des pratiques issues de leur ancienne structure, répliquent les actions vues dans leur entourage sans s’interroger sur leur bien-fondé.
👉 Le bon réflexe :
- Revoir ses pratiques à chaque changement de statut ou d’activité.
- Se faire accompagner dès la création pour comprendre correctement son activité.
- Ne jamais dupliquer une solution “vue ailleurs” sans l’avoir validée ou adaptée juridiquement.
Maintenant, à vous de jouer ! Évitez-vous ces erreurs ? Avez-vous des leviers d’optimisation dans votre gestion ?
FIDUCIAL Banque, en lien avec les experts-comptables FIDUCIAL, vous aide à appliquer les bonnes pratiques en matière de dépenses professionnelles, pour une gestion financière conforme et optimisée.