Or, l’enjeu n’est pas que réglementaire ou comptable. Une facture conditionne vos délais de paiement, donc votre trésorerie.
Voici comment émettre des factures dans les normes, tout en accélérant les délais de règlement de vos clients pour préserver votre trésorerie.
Les cinq piliers incontournables d’une facture en règle
Une facture valide repose sur cinq grands principes :
1. L’identification du document
La facture doit comporter le terme Facture de façon explicite, généralement en tête du document.
Ce n’est ni un bon de livraison, ni un reçu de paiement, ni un ticket.
Elle doit également comporter un numéro : chaque entreprise est libre de sa logique (généralement, une numérotation incrémentale simple ou avec un préfixe par année et par mois), mais elle doit être constante dans le temps, sans doublon ni rupture.
2. L’identification des parties
Une facture doit comporter, pour le vendeur :
- Nom ou dénomination sociale (si société : raison sociale complète)
- Adresse du siège social ou de l’établissement
- Numéro unique d’identification (SIREN / SIRET)
- Numéro RCS (Registre du commerce et des sociétés) suivi de la ville du greffe d’immatriculation, si société commerciale
- Numéro RM (Répertoire des métiers), si artisan
- Forme juridique et capital social, si société (ex : SARL au capital de 5 000 €)
- Numéro de TVA intracommunautaire, si assujetti
Et pour l’acheteur :
- Nom ou dénomination sociale
- Adresse
Mentionner l’identification (SIREN/SIRET) des clients professionnels sur une facture n’est pas obligatoire mais conseillé. Idéalement, vous devez avoir ces informations en votre possession avant même de commencer à travailler avec ce client.
Pour les clients particuliers, l’adresse n’est pas obligatoire, mais vivement recommandée (preuve en cas de litige, facilitation du recouvrement, etc.).
3. Le contenu de la prestation
Chaque prestation doit être détaillée : quantité, désignation, prix unitaire, éventuelles remises, date de livraison.
4. Les montants et la TVA
Le total HT doit apparaître clairement, suivi du ou des taux de TVA, puis du montant TTC. Si vous êtes en franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est obligatoire.
Sans le détail explicite de la TVA, votre client ne pourra récupérer cette dernière : vous vous exposez donc à ce qu’il vous demande une facture corrigée, parfois plusieurs semaines ou mois plus tard.
5. Les conditions de règlement
La facture doit enfin indiquer les conditions de règlement, à savoir :
- délai de paiement
- pénalités de retard
- indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement d’un client professionnel.
Enfin, sans être obligatoire, il est conseillé de rappeler vos coordonnées bancaires sur vos factures.
Tout ce qui facilite le règlement réduira vos délais de paiement, et donc améliorera votre trésorerie.
Les mentions spécifiques à ajouter selon votre statut ou votre activité
Selon votre régime, certaines mentions sont à ajouter :
- Micro-entrepreneurs : mentionnez votre statut et, si applicable, la dispense de TVA.
- Sociétés commerciales ou artisanales : mentionnez votre numéro d’immatriculation au RCS ou au RM et la mention du greffe compétent.
- Adhérents à une Association de Gestion Agréée (AGA) ou Centre de Gestion Agréé (CGA) : rappelez votre adhésion et signalez que vous acceptez les paiements par chèque.
- Secteur du bâtiment : mentionnez la garantie de paiement si vous travaillez dans le cadre d’une sous-traitance (dispositions de la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975).
- Clients publics : mentionnez les codes liés à la commande, au marché public ou à l’engagement de dépense.
Les délais de paiement : un enjeu vital pour les TPE et PME
Revenons sur la mention des conditions de règlement. Vous devez les mentionner explicitement (article L441-9 du Code de commerce).
Cependant, vous n’êtes pas totalement libre de les fixer à votre guise : la loi encadre les délais de paiement interentreprises.
En principe, le règlement doit intervenir sous 30 jours à compter de la réception de la facture. C’est le délai implicite en cas d’oubli de la mention.
Des dérogations sont possibles, dans la limite de 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires maximum si cela est prévu dans le contrat (article L441-10 du Code de commerce).
Toute clause prévoyant un délai plus long est réputée abusive et non applicable et peut même entraîner des sanctions.
Même s’il est parfois délicat pour une TPE de faire respecter la loi avec un client grand compte, c’est un enjeu majeur de gestion de trésorerie.
Selon l’Observatoire des délais de paiement, les retards se sont fortement dégradés en 2024 avec un retard moyen de 14 jours au quatrième trimestre, ce qui représente 15 milliards d’euros de trésorerie qui auraient pu bénéficier aux PME.
Rappelons que les pénalités de retard sont exigibles de plein droit dès le lendemain de l’échéance, même si la facture ne les mentionne pas, tandis que l’indemnité forfaitaire de 40 € est due automatiquement en cas de retard, là encore sans que la mention figure expressément sur la facture (décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012) et sans que le client la demande. Elle doit, idéalement, être payée spontanément par le débiteur.
Bien évidemment, entre la loi et la pratique, les écarts sont fréquents.
Les sanctions en cas de non-conformité
En cas d’oubli ou d’erreur, l’administration fiscale peut infliger une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte (plafonnée à 25 % du montant de la facture), et, en cas de manquements répétés, une amende administrative allant jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 2 M€ pour une société (art. L441-16 du Code de commerce).
Davantage que la contrainte réglementaire, la conformité de vos factures est aussi un levier pour encaisser le plus efficacement possible.
Une facture parfaitement établie :
- rappelle au client ses obligations et limite les contestations,
- accélère le paiement en instaurant un cadre clair. Sans mention explicite, le client peut se sentir autorisé à retarder le règlement selon son bon vouloir.
Cela ne garantit pas à coup sûr un paiement dans les délais, mais c’est une première ligne de défense juridique, préalable à toute éventuelle action de recouvrement.
Facturation électronique : une obligation prévue pour 2026-2027
A partir de 2026, les entreprises devront progressivement pouvoir recevoir, puis émettre leurs factures au format électronique, via des opérateurs agréés.
Cette bascule garantira la conformité réglementaire, et, idéalement, fluidifiera les règlements. FIDUCIAL Banque sera évidemment présent pour vous accompagner dans cette transition.
Rappelons que pour les TPE/PME, chaque jour de retard, c’est un milliard d’euros de trésorerie en moins dans les caisses…