Contrat d'apprentissage : formalités simplifiées et financement renforcé

Contrat d'apprentissage : formalités simplifiés et financement renforcé

L'apprentissage permet aux jeunes de 16 à 29 ans (hors dérogations) de conclure un contrat de travail alternant des périodes de formation en entreprise et en centre de formation (CFA). Des dérogations à ces limites d'âge sont possibles sous conditions.

Quelles sont les formalités liées à l'embauche d'un apprenti ?

L'avantage pour l'apprenti est de bénéficier d'une formation générale, mêlant à la fois théorie et pratique, en vue d'obtenir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle enregistrée au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles).

L'apprentissage présente aussi de nombreux avantages pour l'entreprise. En effet, il lui permet de recruter un jeune et de le former à un métier de l'entreprise. De plus, l'employeur bénéficie d'aides financières : aide à l'embauche, exonérations de charges et cotisations.

Afin de soutenir l'embauche d'apprentis et de faciliter les démarches pour les entreprises, les formalités liées à la conclusion du contrat d'apprentissage ont été aménagées ces dernières années.
On pourrait ici même se demander s'il existe des obstacles ou des difficultés à la conclusion d'un contrat d'apprentissage ? De plus en plus, il est fort de constater que la loi est venue simplifier le dispositif afin de le rendre encore plus attractif pour les employeurs.

L'idée est en effet d'inciter largement les entreprises à conclure des contrats d'apprentissage avec des jeunes en recherche de formation en alternance, sans pour autant crouler sous les formalités administratives.

Alors en pratique, comment cela se déroule ?

Au préalable, l'entreprise prend attache avec l'organisme ou le centre de formation et conclut une convention de formation.

Le contrat d'apprentissage est matérialisé par un formulaire Cerfa signé par l'employeur et l'apprenti (et son représentant légal s'il est mineur).

La loi du 5 septembre 2018 intitulée "Avenir professionnel" a modifié les règles de dépôt du contrat d’apprentissage. Depuis le 1er janvier 2020, celui-ci doit simplement faire l'objet d'un dépôt auprès de l'OPCO, et non plus d'un enregistrement spécifique.

Concrètement, la seule contrainte pour l'entreprise serait finalement le délai : en effet, l'employeur doit, dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l'exécution du contrat d'apprentissage, transmettre celui-ci à l'OPCO, accompagné de la convention de formation et, éventuellement de la convention tripartite prévue lorsque la durée du contrat est inférieure ou supérieure à celle du cycle de formation.

Tout peut se faire par voie dématérialisée, et mieux encore, ce dépôt est gratuit, il ne peut donc donner lieu à aucun frais.

La suite des formalités est assurée par l'OPCO qui se charge de vérifier que le contrat est conforme aux obligations légales et réglementaires, notamment concernant la formation éligible à l'apprentissage, l'âge de l'apprenti, sa rémunération et le maître d'apprentissage.

Après vérification de ces éléments, l'OPCO se prononce sur la prise en charge financière du contrat dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l'ensemble des documents. L'absence de réponse après 20 jours équivaut à un refus.

En cas d'acceptation, l'OPCO dépose le contrat auprès des services compétents en charge de la formation professionnelle. Il informe également, le cas échéant, de son refus de prise en charge financière et des motifs de ce refus.

En cas de modification d'un élément essentiel du contrat, il est nécessaire de transmettre un avenant au contrat à l'OPCO qui examinera à nouveau le dossier afin de statuer sur la prise en charge financière du contrat (s'il l'avait initialement refusée) ou bien sur son maintien. Enfin, si le contrat devait être rompu avant son terme, l'employeur devra notifier sans délai cette rupture à l'OPCO qui informe à son tour les services du ministre chargé de la formation professionnelle.

En plus des formalités relativement simplifiées, le contrat d'apprentissage a l'avantage de présenter un intérêt financier important. Au-delà des exonérations de cotisations portant sur la rémunération de l'apprenti, l'entreprise peut bénéficier d'aides à l'embauche. Depuis le 1er janvier 2019, une aide unique est venue remplacer les différentes aides existantes (prime à l'embauche d'apprentis mineurs, crédit d'impôt…).

Par ailleurs, l'année 2020 a été marquée par la mise en place d'une aide exceptionnelle d'un montant attractif pour les contrats conclus jusqu'au 28 février 2021.

Quelles sont les aides dont peuvent bénéficier les entreprises embauchant des apprentis ?

Aide unique de l’État pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2019

L'aide unique a remplacé, depuis le 1er janvier 2019, les différentes aides à l'embauche d'apprentis.

Versée pour la préparation d'un contrat d'apprentissage visant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle équivalent au plus au baccalauréat, son montant est dégressif en fonction de l'année d'exécution du contrat :

  • 4 125 € pour la première année d'exécution du contrat,
  • 2 000 € pour la deuxième année,
  • 1 200 € pour la troisième année.

Il est possible de bénéficier du versement de l'aide pour une quatrième année, lorsque la loi autorise le dépassement de la durée de trois ans, notamment pour les sportifs de haut niveau, les travailleurs handicapés ou en cas d'échec à l'obtention du diplôme.

En pratique, cette aide est versée avant le paiement de la rémunération par l'employeur, chaque mois dans l'attente des données déclarées dans la DSN (Déclaration Sociale Nominative). À défaut de transmission de ces données, l'aide est suspendue le mois suivant.

Par ailleurs, en cas de suspension du contrat conduisant au non-versement de la rémunération de l'apprenti, l'aide est suspendue pour le mois considéré.

Enfin, en cas de rupture anticipée du contrat, l'aide cesse d'être versée à compter du mois suivant la date de fin du contrat.

Une aide exceptionnelle pour le recrutement d'apprentis entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021

Cette aide exceptionnelle a été mise en place par la 3ème loi de finances rectificatives pour 2020. Elle est attribuée pour un contrat d'apprentissage conclu entre le 1er juillet 2020 et le 28 février 2021 qui vise la préparation d'un diplôme ou d'un titre à finalité professionnelle équivalent au plus au niveau 7 du cadre national des certifications professionnelles (master, ingénieur).

Pour les entreprises de moins de 250 salariés, elle est attribuée sans condition.

Son montant diffère selon l'âge de l'apprenti :

  • 5 000 € maximum pour un apprenti âgé de moins de 18 ans
  • 8 000 € maximum pour un apprenti âgé d'au moins 18 ans.

Pour l'obtention de l'aide, il n'y a aucune formalité spécifique à effectuer. C'est le dépôt du contrat auprès de l'OPCO qui déclenche le processus d'attribution, lui-même chargé de transmettre le contrat auprès du ministère du travail, qui transmettra à son tour à l'ASP (Agence de Service et de Paiement).

L'aide est versée mensuellement avant le paiement de la rémunération par l'employeur dans l'attente des données déclarées en DSN. Comme pour l'aide unique, en cas de suspension du contrat sans versement de la rémunération par l'employeur, l'aide n'est pas due pour le mois considéré. Si le contrat fait l'objet d'une rupture anticipée, l'aide n'est pas due à compter du mois suivant la date de fin du contrat.

Les deux aides sont-elles cumulables ? Dans les entreprises de moins de 250 salariés, l'aide exceptionnelle se substitue la première année du contrat à l'aide unique à l'embauche d'apprentis.

À l’issue de la première année, les entreprises qui ont bénéficié de l'aide exceptionnelle peuvent bénéficier de l'aide unique aux employeurs d'apprentis pour la durée du contrat restant à courir, sous réserve de remplir les conditions d'éligibilité.

Ce qui est sûr, c'est que le législateur entend bien continuer à soutenir l'embauche d'apprentis dans les entreprises

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